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Ausschreibungsunterlagen, Verträge mit Auftragnehmern, Leistungsverzeichnisse, Zeitpläne, Stücklisten: Dies sind nur einige der Dokumente, die für jedes Konstruktionsprojekt erforderlich sind — und das noch vor dem eigentlichen Baubeginn. Den Überblick über all diese Unterlagen zu behalten, Änderungen zu notieren und Aktualisierungen an die richtigen Personen weiterzuleiten, kann ohne ein angemessenes Dokumentenmanagement schnell außer Kontrolle geraten. Die Entwicklung eines guten Prozesses für die Verwaltung von Konstruktionsunterlagen ist jedoch eine Aufgabe für sich.

Dieser ultimative Leitfaden führt Sie durch die wichtigsten Konzepte, erklärt, warum es wichtig ist, und — was am wichtigsten ist — wie Sie Ihre Implementierung für Ihr Unternehmen zum Erfolg führen.

Inhaltsverzeichnis:
Was ist Konstruktionsdokumentenmanagement?
Vorteile von Konstruktionsdokumentenmanagement
Wann sollte Dokumentenmanagement eingesetzt werden?
6 Tipps für die Einführung eines Dokumentenmanagementprozesses
Wählen Sie die richtige Software für das Konstruktionsdokumentenmanagement aus

Was ist Konstruktionsdokumentenmanagement?

Die Verwaltung von Konstruktionsdokumenten ist eine Disziplin, die sich mit der Regulierung des Dokumentenflusses befasst. Wenn es um Speicherung, Auffinden, Änderung und um die gemeinsame Nutzung eines Dokuments geht, fällt es unter den Begriff Dokumentenmanagement.

Die Verwaltung von Konstruktionsdokumenten kann sich sowohl auf physische als auch auf digitale Dokumente beziehen, wobei viele Unternehmen auf digitale Dokumente umsteigen, um die Menge der für moderne Konstruktionsprojekte erforderlichen Dokumentation besser bewältigen zu können.

Früher, als Blaupausen noch blau waren, bestand die Dokumentation vielleicht nur aus einem Satz Pläne mit Randnotizen für Ausnahmen und Ergänzungen. Heute beginnen selbst die einfachsten Konstruktionsprojekte mit Zeichnungen, Spezifikationen, Kalkulationen, Beraterberichten, BIM-Dateien und vielem mehr. Durch deren Verwaltung entsteht eine einzige Quelle der Wahrheit, auf die sich Ihr gesamtes Team verlassen kann, auch wenn sich die Pläne ändern.

Dokumentenkontrolle bei Konstruktionsprojekten

Bei Konstruktionsprojekten wird das Dokumentenmanagement durch das von der Dokumentenkontrolle geschaffene Gerüst unterstützt. Während es beim Dokumentenmanagement vor allem um den Informationsfluss geht, ist die Dokumentenkontrolle der Prozess der konsistenten, strukturierten Erfassung von Informationen für jede Art von Dokument. Dazu gehören die Verwaltung verschiedener Versionen von Überprüfungen, Revisionen und Genehmigungen sowie die Pflege von Archiven, um sicherzustellen, dass die Beteiligten auf die neuesten Versionen zurückgreifen.

Auf diese Weise gibt die Dokumentenkontrolle Ihrem Team die Sicherheit, Fakten mit genauen Aufzeichnungen als Beweismittel zu validieren. Dokumentenmanagement und Dokumentenkontrolle sorgen gemeinsam für definierte digitale Arbeitsabläufe, Benachrichtigungen und Überprüfungsprozesse, die die Teams synchronisieren und die richtigen Personen im Projektverlauf zusammenbringen. In der Welt des Konstruktionswesens, in der viel auf dem Spiel steht und die Gewinnspannen äußerst gering sind, ist diese Art der Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung für Bauherren, Investoren und Versicherungsgesellschaften, die die Rechenschaftspflicht zum Risikomanagement nutzen.

Vorteile des Konstruktionsdokumentenmanagements

Dokumentenmanagementsysteme im Konstruktionswesen bieten den Beteiligten diese Hauptvorteile:

1. Schafft eine einzige Quelle der Wahrheit

Die Zusammenarbeit in einem Team erfordert einen ständigen Kommunikationsfluss. Wenn Sie Entscheidungen treffen, die so einfach sind wie die Genehmigung einer Bestellanforderung oder die Beauftragung eines Auftragnehmers, benötigen Sie sofortigen Zugriff auf zuverlässige Informationen wie Status und Preise. Kurz gesagt, Sie und Ihr Team brauchen eine einzige Quelle der Wahrheit, auf die sich jeder verlassen kann.

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem sollte ein zentrales, leicht zugängliches Datenlager für alle wichtigen Dokumente eines Projekts bieten. Diese Zentralisierung ist der Schlüssel zu einer effizienten Zusammenarbeit, zur Reduzierung von Fehlern, zur Vermeidung doppelter Dokumente und vielem mehr.

2. Verbessert die Kommunikation zwischen und unter Abteilungen und Beteiligten

Ein gutes Dokumentenmanagement schafft nicht nur einen zentralen Speicherplatz für wichtige Dokumente, sondern kann auch die Qualität der Kommunikation zwischen Abteilungen sowie internen und externen Beteiligten verbessern:

• Auftragnehmer und Unterauftragnehmer: Diese Beteiligten sind bei Mitarbeiter- und Teambesprechungen möglicherweise nicht physisch anwesend, so dass sie von einem zuverlässigen Zugang zu Informationen über alle Änderungen in ihren Bereichen profitieren. Nehmen wir an, ein Elektriker wartet auf Neuigkeiten bezüglich der Umlegung bestehender Leitungen. Mit einem guten Dokumentenmanagementsystem muss der Elektriker nicht erst den Generalunternehmer nach Neuigkeiten fragen, sondern weiß genau, wo er die für das Vorankommen wichtigen Informationen wie Genehmigungen und aktualisierte Arbeitsaufträge finden kann.
• Projektmanager: Projektmanager spielen bei Konstruktionsprojekten eine zentrale Rolle, da sie nicht nur die knappen Zeitpläne, sondern auch die knappen Budgets verwalten müssen. Dokumentationsmanagementsysteme bieten den PMs den Rahmen, den sie brauchen, um eine Wende herbeizuführen. Indem sie beispielsweise sicherstellen, dass die Teams genau wissen, wo sich die Formulare befinden und dass es sich um die aktuellste Version handelt, können sie Zeit sparen und verhindern, dass unnötige Ressourcen für die Arbeit mit veralteten Informationen verschwendet werden.
• Buchhaltung: Ein solides Dokumentenmanagementsystem kann die Mitarbeiter in der Buchhaltung automatisch auffordern, z. B. Kostenstellen zu überprüfen, bevor Materialanforderungen zur Beschaffung gesendet werden. Der Nebeneffekt ist, dass das Unternehmen weniger Zeit für Abstimmungen aufwenden muss.
• Arbeiter auf der Baustelle: Die Mitarbeiter, die die Arbeit vor Ort ausführen, werden oft von einem Großteil der Kommunikation im Zusammenhang mit einem Projekt ausgeschlossen. Ein effektiver Dokumentenmanagementprozess stellt jedoch sicher, dass wichtige Mitteilungen, die beispielsweise die Sicherheit betreffen, alle Beteiligten zuverlässig und rechtzeitig erreichen.

3. Hilft bei der Kontrolle und Reduzierung der Ausgaben

Kostenüberschreitungen sind ein ständiges Problem bei Unternehmensprojekten: Neun von zehn Projekten überschreiten ihre ursprünglichen Budgets.. Eine wichtige Methode zur Bekämpfung von Kostenüberschreitungen ist ein gut funktionierendes Dokumentenmanagementverfahren. Ihr Unternehmen profitiert davon, wenn alle Beteiligten mit denselben Plänen arbeiten und wissen, wann Änderungen vorgenommen werden.

Ein Generalunternehmer (GU), der über die aktuellsten Pläne, Zeitpläne und Arbeitsumfänge verfügt, weiß beispielsweise, was er wann zu priorisieren hat. Außerdem weiß er, welche Änderungen er umsetzen muss und welche er ignorieren kann. Mit diesem Wissen kann sich der GU auf die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit konzentrieren, was die Kosten niedrig hält.

4. Schafft ein Standardverfahren für die Organisation und Handhabung von Dokumenten

Im Grunde genommen ermöglicht ein Dokumentenmanagementsystem die Handhabung von Dokumenten in einem Unternehmen auf jeder Ebene. Es ersetzt eine zeitaufwendige Suche, bei der man genehmigte Rechnungskopien oder Datumsstempel für eingegangene Materialien sucht, durch ein paar einheitliche Klicks und Tastatureingaben. Das Ergebnis ist eine Minimierung der Verwaltungsaufgaben und ein effizientes Standardverfahren anstelle eines Durchforsten eines Dschungels von Dokumenten.

Wann sollte Dokumentenmanagement eingesetzt werden?

Um die Vorteile des Dokumentenmanagements wirklich nutzen zu können, ist es wichtig, es zum richtigen Zeitpunkt und auf die richtige Weise einzusetzen. Verträge, Änderungsaufträge, RFI und Konstruktionszeichnungen sind nur einige der Formulare, die in den Prozess einbezogen werden sollten. Berücksichtigen Sie jedoch auch die Besonderheiten der Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen und beziehen Sie auch alle anderen notwendigen Formulare in den Prozess ein.

Der Prozess selbst sollte bei diesen wichtigen Schritten ansetzen:

• Anfängliche Projekterstellung: Bei der anfänglichen Erstellung eines Projekts werden in Dokumenten wie Ausschreibungen oder Angebotsanfragen die Ziele oder die Spezifikationen eines Projekts festgehalten. Die Erfassung der Dokumente zur Projekterstellung in einem Dokumentenmanagementsystem stellt sicher, dass die Beteiligten den Projektfortschritt schnell und einfach anhand der ursprünglichen Zusagen in den Angeboten überprüfen können. Denken Sie zum Beispiel an die Nachhaltigkeitsspezifikationen, die in Angebotsunterlagen zugesagt werden: Wie die Zusage in den Angebotsunterlagen gemacht wurde, wirkt sich direkt auf die Auswahl der Baumaterialien aus.
• Überprüfungen vor der Lieferung der Dokumente: Unabhängig davon, um welches Dokument es sich handelt, es muss überprüft werden. Mit einem gut durchdachten Dokumentenmanagementsystem können Sie die richtigen Kundenvertreter, Manager und Experten zum richtigen Zeitpunkt in die Überprüfungen einbeziehen. Außerdem halten Sie deren Analysen fest, so dass sie im weiteren Verlauf des Projekts als Referenz zur Verfügung stehen.
• Änderungen und Bearbeitungen: In einem Projektteam gibt es ständig Änderungen. Erstklassige Teams erfassen, dokumentieren und kommunizieren diese effektiv. Ihr Dokumentenmanagementsystem gibt Ihnen Tools an die Hand, mit denen Sie die Muster dieser Änderungen analysieren können, um die Qualität Ihrer Arbeit und die Effizienz Ihres Teams zu verbessern.
• Überprüfungen und Genehmigungen: Im Gegensatz zu Überprüfungen, die detailliert sein können und umfangreiche Änderungen an einem Dokument erfordern, sollten Genehmigungen binär sein: ja oder nein. Die Nachverfolgung und Dokumentation dieser Vorgänge ist jedoch nicht weniger wichtig.
• Lieferung: Die Dokumentation der Fertigstellung bzw. Dokumentenübergabe ist der einfachste Weg, um den Projektfortschritt zu dokumentieren. Die Anwendungsfälle reichen von einfachen Belegen wie E-Mail und Nachrichten bis hin zu anspruchsvollen Validierungen auf Bankebene. In jedem Fall ist die Dokumentation zur Bestätigung der Lieferung für Ihr Dokumentenmanagementsystem von entscheidender Bedeutung.

6 Tipps für die Einführung eines Dokumentenmanagementprozesses

Zu erfahren, wie sich die Dokumentenmanagement in den typischen Arbeitsabläufen von Konstruktionsprojekten manifestiert, ist eine Sache – einen Dokumentenmanagementprozess zu implementieren, der für Ihr Team funktioniert, ist eine ganz andere Sache. Im Folgenden finden Sie sechs Tipps, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie einen Dokumentenmanagementprozess verbessern oder einführen möchten:

1. Bewerten Sie Ihr aktuelles System

Es ist immer eine gute Idee, mit einer sorgfältigen Bewertung Ihres aktuellen Ansatzes zu beginnen. Überlegen Sie, wie Sie den Fluss der Aktivitäten von der Initiierung bis zum Abschluss erfassen. Sie können damit beginnen, diese einfachen Fragen zu stellen:

• Wie werden Bewertungen vorgenommen, um die Qualität zu verbessern?
• Welche Aufzeichnungen werden benötigt, um Schritte extern zu validieren?
• Welche Verfahren scheinen gut zu funktionieren?
• Was funktioniert nicht gut?
• Wie lässt sich eine Änderung des Systems mit den Unternehmenszielen in Einklang bringen?

2. Untersuchen Sie Ihre Unternehmenskultur

Die Unternehmenskultur ist wie die Meeresströmung — Sie werden erfolgreicher sein, wenn Sie mit ihr arbeiten, statt gegen sie. Die meisten Unternehmen haben eine Kultur entwickelt, die auf dem basiert, was bei ihnen funktioniert, also fangen Sie dort an. Untersuchen Sie, wie Menschen und Abteilungen bereits Dinge tun. Berücksichtigen Sie Dinge wie:

• Wie werden gängige Aufgaben wie die Entwicklung neuer Produkte, Beschaffung und Forecasts heute erledigt? Legen Sie fest, wer wann welche Dokumente sieht und welche Aufgaben er dabei wahrnimmt (z. B. Überprüfungen, Freigaben usw.).
• Finden Sie heraus, welche Managementebenen für Genehmigungen erforderlich sind und wie sich das Dokumentationsmanagementsystem auf Ihre bestehenden Systeme auswirken wird.
• Holen Sie sich die Zustimmung nicht nur von der Geschäftsleitung, sondern auch von den normalen Teammitgliedern, die Routineaufgaben wie Buchhaltung und Wareneingang erledigen. Die Zustimmung des Teams kann der Schlüssel zu einer erfolgreichen Implementierung sein.

3. Benennen Sie eine Kontaktperson oder ein Go-to-Team

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist eine bedeutende Unternehmensinvestition; sie erfordert die Verantwortlichkeit einer Kontaktperson und/oder eines Go-to-Teams, an das die Arbeit delegiert werden kann und welches sie erledigt. Vergewissern Sie sich, dass die Manager dieser Person(en) dem Projekt ebenfalls zustimmen, bevor Sie sie offiziell mit der Aufgabe betrauen.

4. Zentralisieren Sie Ihre Dokumente und standardisieren Sie Ihre Prozesse

Während Sie Ihre aktuellen Systeme bewerten, sollten Sie damit beginnen, die vorhandenen Dokumente zu zentralisieren und Ihre Prozesse zu standardisieren. Dies kann ein guter Zeitpunkt sein, um die Unterschiede in den Ansätzen innerhalb des Unternehmens zu ermitteln und die Zustimmung der Beteiligten zu gewinnen, indem Sie sie in die Bewertung einbeziehen. Die Ansätze, die sich als am erfolgreichsten erwiesen haben, können die Grundlage für Verfahren im gesamten Unternehmen bilden.

5. Verlassen Sie sich auf die richtige Software

Beim Aufbau Ihres Dokumentenmanagementsystems haben Sie viele verschiedene Möglichkeiten. Da die Integrität Ihres Systems von der gewählten Software abhängt, sollten Sie sich für eine Lösung entscheiden, die robust genug ist, um Ihre Anforderungen zu erfüllen. Achten Sie beim Abwägen der Optionen darauf, ob eine Lösung:

• einen zentralen Zugang zu den Informationen bietet
• automatisch Benachrichtigungen generiert und Aktualisierungen verfolgt, was die Effizienz der Teams bei der Erledigung alltäglicher Aufgaben erhöht
• die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb und zwischen den Teams verbessert, insbesondere über die Cloud, wenn Sie an entfernten Standorten oder im Außendienst arbeiten
• die Kosten durch die Verbesserung der Kommunikation und die Vorteile einer lückenlosen Dokumentationskette reduziert
• sich in bestehende digitale Prozesse zur Unterstützung von Arbeitsabläufen wie Änderungsanträgen, Problemberichten oder Fortschrittsmessungen integriert

6. Holen Sie Feedback und nehmen Sie entsprechende Anpassungen vor

Denken Sie immer daran, dass Sie ein System aufbauen, das für die Menschen funktionieren muss, die es benutzen werden. Bei der Entwicklung eines neuen Dokumentenmanagementsystems sind Sie natürlich auf Feedback und Zustimmung angewiesen. Aber auch bei der Einführung von Änderungen sollten Sie Feedback einholen und Ihre Implementierung entsprechend anpassen.

Wählen Sie die richtige Software für die Verwaltung von Konstruktionsdokumenten

Inzwischen wissen Sie alles über die Grundlagen des Dokumentenmanagements im Zusammenhang mit Bauprojekten: was es ist, warum es wichtig ist und wie man es am besten implementiert. Aber es bleibt immer noch die Frage, wie Sie eine Lösung finden, die zu Ihrem Unternehmen passt, und das kann schwierig sein.

EcoSys Documents bietet eine Lösung, die Prozesse standardisiert und ein zentrales Repository für alle Dokumente schafft, die während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts erforderlich sind. Es ist Teil des EcoSys Enterprise Project Performance Systems und bindet damit das Dokumentenmanagement in Ihre wichtigen Konstruktionsprozesse ein — von der Projektauswahl und -kalkulation bis hin zum Vertragsmanagement und dem Projektcontrolling. Das Ergebnis ist, dass die Teams keine Zeit mehr mit Verwaltungsaufgaben und der Suche nach Formularen und Dateien verschwenden, was die Ausgaben senkt und den Zeitplan einzuhalten hilft. Sprechen Sie mit einem EcoSys-Vertriebsmitarbeiter und vereinbaren Sie noch heute einen Termin für eine Demo.

Weitere Informationen über EcoSys und das Dokumentenmanagement finden Sie in diesen zusätzlichen Ressourcen:

EcoSys-Produkte: EcoSys, EcoSys Documents

EcoSys Lösungen: Projektportfoliomanagement, Projektcontrolling & Projektmanagement

Prozessbereich: Dokumentenmanagement