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Trotz bester Bemühungen und Absichten stellen viele Organisationen fest, dass Großprojekte ihre Ziele aus einer Reihe von Gründen verfehlen: Optimismus, manuelle Kalkulationsfehler, unzureichende historische Daten, schleichende Ausweitung des Projektumfangs und viele andere Faktoren.

Bei großen Kapitalprojekten kommt es bei 98 % der Projekte zu Kostenüberschreitungen oder Verzögerungen. Im Durchschnitt werden die Kostensteigerungen auf 80 % des ursprünglichen Wertes geschätzt, und die Zeitpläne verzögern sich oft um 20 Monate oder mehr.

Worin besteht also der Unterschied zwischen einem kostspieligen, längst überfälligen Projekt und einem Projekt, das pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen wird? In vielen Fällen liegt die Antwort in gutem Projektcontrolling.

Was ist das Projektcontrolling?

Bei dem Projektcontrolling handelt es sich um Verfahren zur Erfassung und Analyse von Projektdaten, mit denen Kosten und Zeitpläne eingehalten werden können. Zu den Funktionen des Projektcontrollings gehören die Initiierung, Planung, Überwachung und Steuerung, Kommunikation und der Abschluss von Projektkosten und -zeitplänen. Letztendlich besteht das Projektcontrolling aus sich wiederholenden Prozessen zur Messung des Projektstatus, zur Vorhersage wahrscheinlicher Ergebnisse auf der Grundlage dieser Messungen und zur Verbesserung der Projektleistung, wenn die prognostizierten Ergebnisse inakzeptabel sind.

Zu den Aktivitäten im Rahmen des Projektcontrollings können gehören:

• Ausrichtung der Projekte auf die Ziele des Portfolios/der Organisation
• Entwicklung eines Projektstrukturplans (PSP)
• Zusammenarbeit bei der Erstellung von Projektzeitplänen
• Entwicklung eines Risikomanagementplans
• Projektbudgetierung und -forecasts
• Überwachung der Projektkosten
• Rückmeldung und Berichterstattung
• Optimierung der Projektstrategien, um in Zukunft bessere Ergebnisse zu erzielen

Während sich ein Projekt mit vielen Parametern wie Qualität, Umfang usw. befassen kann, konzentriert sich das Projektcontrolling auf die Faktoren Kosten und Zeitplan und überwacht diese kontinuierlich auf mögliche Risiken.

Hierarchisch gesehen ist das Projektcontrolling dem Projektmanagement untergeordnet. Ein Projektcontroller kann einem Projektleiter für ein bestimmtes Projekt oder einem ganzen Portfolio von Projekten unterstellt sein. Das Projektcontrolling ist ein wesentlicher Bestandteil des erfolgreichen Projektmanagements, da sie die Projektbeteiligten auf potenzielle Problembereiche aufmerksam macht und ihnen ermöglicht, den Kurs zu korrigieren, falls erforderlich.

Damit das Projektcontrolling erfolgreich ist, kann sie nicht sporadisch oder in einem Vakuum durchgeführt werden. Vielmehr müssen die Projektcontrollingaktivitäten den gesamten Projektlebenszyklus durchlaufen — von der Initiierungsphase bis zum Abschluss —, um die verschiedenen Faktoren, die sich auf Kosten und Zeitplan auswirken, zu überwachen und zu kontrollieren.

Durch die Verflechtung des Projektcontrollings mit dem übrigen Projektmanagement werden zeitnahe Erkenntnisse gewonnen, die es den Projektbeteiligten ermöglichen, die richtigen Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt zu treffen.

Prozesse, die das Projektcontrolling definieren

Die Stärken des Projektcontrollings liegen in ihrem datenorientierten Ansatz und ihrer Detailgenauigkeit. Ein Projektmanager möchte nicht einfach nur wissen, dass es eine Kostenüberschreitung gibt, sondern er möchte die Ursachen, die genauen Zahlen und die Möglichkeiten zur Behebung kennen. Hier kann eine vollständig integriertes Projektcontrolling helfen, schnell Antworten zu erhalten und Transparenz über die Leistung zu erhalten, die die Projektkosten senken kann.

Lassen Sie uns die Prozesse betrachten, die das Projektcontrolling definieren.

Projektplanung

Die Planung ist einer der wichtigsten Schritte, bei denen Controller und Projektmanager zusammenarbeiten. Ob es sich um die Erstellung von Projektplänen, Zeitplänen, Projektstrukturplänen oder Kalkulationen handelt, die Planung bietet allen Beteiligten eine Grundlage, mit der sie während des gesamten Projekts arbeiten können.

Budgetierung

Die Integration des Budgetierungsprozesses in die Projektaktivitäten ist unerlässlich, um die Kosten genau zu berechnen und um zu verstehen, wann und warum Abweichungen auftreten. Durch die zeitliche Staffelung der Budgets und die Verfeinerung der Zahlen steht den leitenden Managern und Teammitgliedern ein transparentes Modell zur Verfügung, das während des gesamten Projekts als Maßstab dient und das Verständnis für die lebenswichtigen Cash Flows ermöglicht.

Risikomanagement

Das Projektcontrolling bietet einen sorgfältigen Ansatz für das Risikomanagement. Durch die präventive Identifizierung von Risiken, die kontinuierliche Risikoüberwachung und die Entwicklung von Notfallplänen zur Bewältigung und Minderung von Problemen können die Auswirkungen auf das Budget und den Zeitplan reduziert werden. Außerdem lassen sich so in Zukunft einige Risiken vermeiden.

Change Management

Wenn ein Projekt von seinen ursprünglichen Kalkulationen abweicht, ist dies oft nicht auf einen einzelnen Faktor zurückzuführen, sondern auf die kumulative Wirkung mehrerer Faktoren, die meist unbemerkt bleiben. Aus diesem Grund ist das Change Management von entscheidender Bedeutung. Durch die Nachverfolgung von Änderungen und das Verstehen ihrer Auswirkungen bei gleichzeitiger Einhaltung eines klaren Prozesses für die Bewertung, Genehmigung und Verantwortlichkeit können Projekte auf ihrem geplanten Kurs bleiben.

Forecasts

Durch die Erhöhung der Genauigkeit der voraussichtlichen Gesamtkosten können Projektcontroller und -manager einen besseren Einblick in die aktuellen Ursachen für Kosten- und Terminüberschreitungen gewinnen. Eine gute Fortschrittsmessung ist ein entscheidender Input für den Forecastingprozess. Sie dient als Vergleich mit den tatsächlichen und zugesagten Kosten, der es den Projektcontrollern ermöglicht, einen Forecast mit Hilfe einer Kombination von Standardforecastingmethoden und -formeln zu erstellen. Regelmäßige, zeitnahe Aktualisierungen helfen dem Projektcontroller, indem sie eine schnellere Reaktion und Korrekturmaßnahmen ermöglichen, wenn ein Projekt aus dem Ruder zu laufen beginnt.

Leistungsmanagement

Die Definition und Verwendung von Leistungskennzahlen (KPIs) zur Überwachung des Projektzustands und zur Vorhersage von Trends ist entscheidend für die Einleitung von Korrekturmaßnahmen. Organisationen, die Leistungsdaten für das Projektmanagement nutzen, wie z. B. die Berechnungen im Earned Value Management, erreichen eine Erfolgsquote von 68 %, verglichen mit 7 % bei Projekten, die diese Daten nicht nutzen.

Projektcontrolling

Dieser Prozess umfasst die Einrichtung von Prozessen und Systemen, die den Teammitgliedern helfen, miteinander zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Ziel ist es, Statusaktualisierungen zu verfolgen, Besprechungsprotokolle und gewonnene Erkenntnisse zu erfassen und Arbeitsabläufe nahtlos zu verwalten, damit sich die Teams auf die eigentliche Ausführung und nicht auf Routineaufgaben konzentrieren können.

Projektcontrolling vs. Projektmanagement

Die Überschneidung der Funktionen dieser beiden Disziplinen kann es manchmal schwierig machen, zwischen ihnen zu unterscheiden. Viele Organisationen weisen die Rolle des Projektcontrollers einem der Projektmanager zu, was die Sache noch verwirrender macht. Es ist jedoch wichtig, die Unterschiede zwischen diesen beiden Disziplinen zu erkennen, um die Rolle des Projektcontrollings richtig einschätzen zu können.

Projektmanagement

Das Projektmanagement ist eine ganzheitliche Funktion, die das Management von Menschen, Prozessen und Ergebnissen in einem Projekt durch verschiedene Unterfunktionen umfasst. Es konzentriert sich auf Qualität und Umfang, zusätzlich zu den Kosten und dem Zeitplan.

Das Ziel des Projektmanagements ist insofern umfassender, als es darauf abzielt, ein Projekt unter Berücksichtigung der verfügbaren Ressourcen erfolgreich abzuschließen.

Projektcontrolling

Das Projektcontrolling ist eine Unterfunktion und konzentriert sich auf nur zwei Parameter: Kosten und Zeitplan. Das Personalmanagement und die Qualitätskontrolle fallen beispielsweise nicht in den Bereich des Projektcontrollings.

Das Hauptziel des Projektcontrollings ist, die Abweichung der Kosten und des Zeitplans von der ursprünglichen Planung zu minimieren.

Das Controlling dient als Sicherheitsgurt für das Projektmanagement. Manchmal konzentrieren sich Projektmanager fast ausschließlich auf die Lieferung, was weniger Raum für die Untersuchung der Kosten, der Abweichungen vom Projektplan und anderer Variablen lässt. Projektcontrolling bietet den Projektmanagern einen notwendigen Realitätscheck, indem sie einen datengestützten Überblick darüber geben, wie sich die Projektressourcen und -ziele im Laufe der Zeit entwickeln.

Im Kern ist das Projektcontrolling Teil einer Überwachungsfunktion, die Szenarien analysiert und Empfehlungen ausspricht. Ein Projektcontroller erstellt Berichte über Kosten und Termine und weist das Projektteam auf mögliche Probleme hin. Die tatsächliche Umsetzung dieser Empfehlungen erfolgt nicht durch den Controller, sondern durch die Projektmanager.

Obwohl das Controlling eine Unterfunktion des Projektmanagements ist, interagieren Projektcontroller nicht nur mit den Projektmanagern, denen sie unterstellt sind.

Einige Teammitglieder, mit denen Controller zusammenarbeiten, sind:

• Projektmanager
• Finanzteam
• Lieferanten
• Bauleiter
• Leiter des Beschaffungsteams
• Leiter des technischen Teams

Bedeutung vom Projektcontrolling

In einer Umfrage aus dem Jahr 2018 gaben 88 % der Befragten an, dass sie Projektcontrolling als wichtig oder entscheidend für den Erfolg von Unternehmensprojekten erachten.

Der Bericht bestätigt auch die Korrelation zwischen Projektcontrolling und Erfolg: Bei denjenigen, die Kontrollen als „wichtig“ einstuften, war die Wahrscheinlichkeit, dass alle Projektziele erreicht wurden, doppelt so hoch. Bei denjenigen, die Projektcontrolling als „überhaupt nicht wichtig“ einstuften, war die Wahrscheinlichkeit, dass sie scheiterten, mehr als dreimal so hoch.

Diese Ergebnisse unterstreichen die Bedeutung von Kontrollen, insbesondere wenn man bedenkt, wie oft es in der Vergangenheit zu größeren Abweichungen von den ursprünglichen Projektkalkulationen kam.

In einer PwC-Analyse von Kapitalprojekten wurde bei sechs Kernkraftwerken eine durchschnittliche Kostenüberschreitung von 157 % festgestellt! In einem anderen Fall wurde bei einem Raffinerieprojekt das Budget von ursprünglich 4 Milliarden USD auf 12 Milliarden USD überschritten.

Projektexperten wissen, dass es immer zu unerwarteten Verzögerungen, zusätzlichen Kosten oder unerwarteten Umständen kommen kann, ganz gleich, ob es sich um ein großes Bauprojekt oder den Start einer neuen Website für ein kleines Unternehmen handelt. Aber ohne Projektcontrolling, die diese Probleme vorhersieht und löst, können Kosten und Verzögerungen zu enormen Ausgaben führen und andere Bereiche des Unternehmens beeinträchtigen.

Vorteile von Projektcontrolling

Bei Großprojekten kann es aufgrund der vielen sich verändernden Faktoren schwierig sein, die ursprünglichen Pläne einzuhalten. Durch genaue Überwachung, Analyse und Regulierung lässt sich dies jedoch in den Griff bekommen. Projekte aller Größenordnungen, nicht nur Großprojekte, profitieren erheblich davon, wenn die Kontrollen ordnungsgemäß durchgeführt werden.

Im Folgenden werden einige der wichtigsten Vorteile des Projektcontrollings genannt:

• Geringere Projektkosten durch die Möglichkeit, anhand von KPIs zeitnahe Entscheidungen zu treffen
• Erhöhte Projektvorhersagbarkeit bezüglich Kosten und Fertigstellungstermin
• Besserer Transparenz über die finanzielle Situation des Projekts in allen Phasen
• Fähigkeit, die schleichende Ausweitung des Projektumfangs einzudämmen
• Aussagekräftige Benchmarking-Daten für zukünftige Projekte durch gut strukturierte Projekte
• Höhere Gewinnspannen bei der Arbeit in einer Festpreisumgebung
• Verbesserter Ruf für ordnungsgemäßes Management und Controlling von Projekten
• Wettbewerbsvorteil gegenüber Unternehmen mit weniger ausgereiften Projektmanagementfähigkeiten
• Erhöhte Arbeitszufriedenheit für die Mitglieder des Projektteams

Berichte, die jedes Projektcontrollingteam haben sollte

Allzu oft wird das Projektcontrolling als „Back-Office-Analyse“ wahrgenommen, ohne dass ein klares Verständnis dafür besteht, wie sie direkt mit der Projektleistung und dem ROI zusammenhängt. Das macht es für Projektteams schwierig, die Aufmerksamkeit des Managements zu gewinnen.

Wenn die Empfehlungen jedoch durch Fakten und umsetzbare Daten untermauert sind, werden sie von den Teams mit größerer Wahrscheinlichkeit aufgegriffen. Aus diesem Grund ist es wichtig, intelligente, automatisierte und regelmäßige Berichte in den Prozess einzubauen.

Im Folgenden finden Sie einige Berichte, die dazu beitragen, Projektcontrollingkonzepte mit den Projektteams zu verbinden und es allen zu ermöglichen, sich auf den besten Weg zu einigen:

1. Kostenbericht

Ein Statusbericht ist eines der am häufigsten verwendeten Kommunikationsmittel und sollte alle Metriken zu den Projektkosten enthalten. Beispiele für Kostenmetriken sind das bisher tatsächlich verbrauchte Budget, zugesagte Ausgaben — z. B. mit Lieferanten unterzeichnete Verträge für noch zu erledigende Arbeiten — und das Verhältnis von tatsächlicher zu geplanter Arbeit zu einem bestimmten Zeitpunkt. Ein fester Bestandteil des Kostenberichts des Projektcontrollers ist die S-Kurve, die die bisherigen Gesamtausgaben visuell darstellt.

Kostenberichte können in verschiedenen Formaten und mit unterschiedlicher Häufigkeit weitergegeben werden: Einige Teams bevorzugen den täglichen Scrum-Stil, andere haben ihre eigenen angepassten Vorlagen, die wöchentlich versandt werden, und wieder andere packen sie in Echtzeit-Dashboards. Auch wenn die Häufigkeit der Berichterstattung nachweislich die Projektleistung verbessert, sollten sich alle Beteiligten darüber im Klaren sein, wie sie auf den Bericht zugreifen können und wie sie die bereitgestellten Informationen nutzen.

2. Register für das Change Management

Die schleichende Ausdehnung des Projektumfangs ist eine häufige Herausforderung für die meisten Projektmanager. In einem Register für das Change Managements werden die Änderungen des Umfangs gegenüber der ursprünglichen Arbeitsbeschreibung oder Kalkulation festgehalten. Es zeigt auf, wie viel zusätzliche Kosten dem Projekt entstehen und wie sehr sich das Projekt aufgrund der Erweiterung des Umfangs verzögern kann.

Diese Informationen helfen den Projektteams, sich auf die Auswirkungen vorzubereiten und diese den internen oder externen Kunden mitzuteilen. Manchmal sind diese Kunden bereit, ihre Wünsche zurückzustellen, wenn sie die Auswirkungen verstehen. Außerdem bietet es eine formale Möglichkeit, die Änderungen von allen Beteiligten überprüfen und absegnen zu lassen.

3. Risikoregister

Ein Risikoregister ist ein Dokument, das Risiken dokumentiert und ein Budget in Form einer Notfallreserve (contingency) im Zusammenhang mit bekannten Risiken bereithält.

Es funktioniert wie ein RAID-Protokoll (Risiko, Aktion, Probleme, Entscheidung) und wird zu Beginn eines Projekts erstellt, wobei Risiken, Annahmen, Probleme und Abhängigkeiten dokumentiert werden. Im Laufe eines Projekts können sich die Risikofaktoren ändern, und diese Änderungen werden im Risikoregister festgehalten.

In großen Teams verschafft ein Risikoregister allen Beteiligten Transparenz über die wichtigsten Problembereiche. Es verschafft den Beteiligten Klarheit, indem es Was-wäre-wenn-Szenarien anspricht und diese Szenarien mit ihrem Risikoquotienten und Eintrittswahrscheinlichkeiten in Beziehung setzt. Außerdem wird die Vorhersehbarkeit von Projekten erhöht, da die Teammitglieder vergangene Änderungen oder Risiken überprüfen können, um vorauszusehen, wie sie sich auf das Projekt auswirken könnten.

Herausforderungen beim Projektcontrolling

Trotz der zunehmenden Anerkennung der Vorteile vom Controlling als Disziplin stellen sich für Unternehmen die folgenden Fragen: Wie gut wird sie im Unternehmen umgesetzt? Bringt sie die erwarteten Ergebnisse? Sind diese Ergebnisse konsistent?

Wenn Projekte scheitern, schieben viele Unternehmen die Schuld auf die Wirksamkeit ihres Projektcontrollings. Jetzt ist jedoch der richtige Zeitpunkt, um zu prüfen, ob die Controllingverfahren angemessen umgesetzt wurden. Sehen wir uns einige Herausforderungen und Hindernisse an, mit denen Projektteams bei der ordnungsgemäßen Umsetzung vom Controlling konfrontiert sind:

1. Mangelndes Engagement und fehlende Unterstützung durch die Geschäftsleitung: Dies ist eine der größten Herausforderungen. Controlling ist nicht gleichbedeutend mit Überwachung; während Überwachung passiv ist, bezieht sich Controlling auf das aktive Treffen von Entscheidungen auf der Grundlage von Analysen und Berichten. Dies kann daher nicht ohne ausreichend durch die Führungsebene erteilte Befugnisse erreicht werden. Fehlt es an Autonomie und Unterstützung, können die Controller ihre Ziele nicht erreichen. Viele Projektcontrollingteams sind personell unterbesetzt oder verfügen nicht über genügend Budget, um in die richtigen Instrumente zu investieren.
2. Wahrnehmung als eine weitere Kostenfunktion: Da das Controlling nur dann ins Rampenlicht rückt, wenn etwas schief läuft, könne es als Gemeinkosten wahrgenommen werden. Dies ist jedoch bei weitem nicht der Fall. Eine von IPA Global durchgeführte Studie zu diesem Thema zeigt, dass die Kosten für das Projektcontrolling zwischen 0,5 % und 3 % des Projektvolumens liegen, während die Kostenverbesserung durch bewährte Verfahren zwischen 6 % und 20 % betragen kann. Unternehmen können dieses Wahrnehmungsproblem lösen, indem sie Projektteams und Führungskräfte über den potenziellen ROI vom Controlling schulen.
3. Konfrontative Dynamik: Funktionen wie Controlling und Audits werden von Personen, die sich auf die Lieferung und den Zeitplan konzentrieren, oft mit Misstrauen betrachtet. Dies kann durch den Aufbau von Partnerschaften und nicht durch einen „Ich-gegen-dich“-Ansatz überwunden werden. Außerdem ist es für Unternehmen wichtig, die Funktion mit anderen Bereichen des Projektmanagements zu integrieren. Ein Projektcontroller ist nicht jemand, der alle paar Wochen oder Monate mit schlechten Nachrichten kommt. Vielmehr sollte sich die Rolle harmonisch in den Projektlebenszyklus einfügen.
4. Manuelle und überholte Prozesse: Selbst wenn eine ausreichende Unterstützung durch das Management und ein Bewusstsein in den Teams für die Bedeutung vom Controlling vorhanden ist, hält die tatsächliche Umsetzung möglicherweise nicht mit den schwierigen Herausforderungen in Projekten Schritt. Viele Unternehmen verwenden immer noch manuelle Prozesse mit umständlichen Tabellen, um Risikomatrizen und Change-Anträge zu verfolgen und zu verwalten. Die manuellen Systeme bleiben in der Regel isoliert und erzeugen eher fragmentierte Daten als ganzheitliche Erkenntnisse. Außerdem bieten sie nicht den erforderlichen Überblick über das große Ganze.

Die Leistungsfähigkeit von Projektcontrollingsoftware

Projektcontrolling umfasst mehrere Prozesse und interagiert mit mehreren Rollen, um den Projekterfolg sicherzustellen. Sie erfordern während der gesamten Dauer von Projekten, die sich teilweise über Jahre erstrecken können, eine konsequente Aufmerksamkeit für Details.

In der Vergangenheit mag es akzeptabel gewesen sein, manuelle Methoden zur Überwachung und Bewertung von Projektmetriken zu verwenden. Heutzutage ist es jedoch von entscheidender Bedeutung, automatisierte Berichte und auf Algorithmen basierende Forecasts zu verwenden, um die besten verfügbaren Projektdaten zu nutzen. Das Projektcontrolling ist für den Erfolg großer Projekte — und den Erfolg des Unternehmens insgesamt — zu wichtig, als dass manuelle Prozesse und Fehler sie behindern könnten.

Ein moderner Ansatz zum Projektcontrolling erfordert eine strategische Projektcontrollingsoftware. Eine leistungsstarke Lösung wie die EcoSys Enterprise Project Performance Software bietet Tools für Budgetierung, Risikomanagement, Planung, Controlling, Vorhersage und vieles mehr, um Ihre Projekte im Zeit- und Zielplan zu halten und einen größeren Geschäftswert für Ihr Unternehmen zu schaffen.

Weitere Informationen zum Thema Projektcontrolling finden Sie in diesen zusätzlichen Ressourcen:

EcoSys Lösungen: Projektportfoliomanagement, Projektcontrolling & Projektmanagement