Unternehmen wollen, dass ihre Projekte erfolgreich sind und sowohl die Erwartungen der Kunden als auch ihre internen Ziele erf├╝llen. Doch wie sieht die Realit├Ąt in der Praxis aus? In einem PMI-Bericht wurden 14 % der untersuchten IT-Projekte als Fehlschl├Ąge eingestuft. Nur 57 % der Projekte wurden im Rahmen ihres urspr├╝nglichen Budgets abgeschlossen, die anderen ├╝berschritten ihre selbst gesetzten Ziele.

Dies ist sicherlich keine gute Nachricht f├╝r Unternehmen, da Kosten├╝berschreitungen nicht nur ihre Gewinnspannen beeintr├Ąchtigen, sondern auch die F├Ąhigkeit zur Durchf├╝hrung k├╝nftiger Projekte einschr├Ąnken. Ein Verst├Ąndnis daf├╝r, was Projektkostenmanagement ist und wie man es effektiv einsetzt, kann f├╝r Unternehmen von Vorteil sein, um auf Kurs zu bleiben.

In diesem Artikel gehen wir darauf ein, was Projektkostenmanagement ist, welche Vorteile es bietet und welche Schritte zu seiner Umsetzung erforderlich sind.

Was ist Projektkostenmanagement?

Projektkostenmanagement ist der Prozess der Kalkulation, Budgetierung und Kontrolle der Kosten w├Ąhrend des gesamten Projektlebenszyklus mit dem Ziel, die Ausgaben im Rahmen des genehmigten Budgets zu halten.

Damit ein Projekt als erfolgreich bezeichnet werden kann, ist es erforderlich, dass

  • es den Anforderungen und dem Umfang gerecht wird
  • die Qualit├Ąt der Ausf├╝hrung einen hohen Standard aufweist
  • es innerhalb des Zeitplans abgeschlossen wird und
  • es innerhalb des Budgets abgeschlossen wird.

Daher ist das Projektkostenmanagement eine der wichtigsten S├Ąulen des Projektmanagements und ist unabh├Ąngig von der Branche relevant, sei es in der Fertigung, im Einzelhandel, in der Technologiebranche, im Konstruktionswesen und so weiter. Es hilft dabei, eine finanzielle Ausgangsbasis zu schaffen, an der die Projektmanager den aktuellen Stand ihrer Projektkosten messen und bei Bedarf eine Neuausrichtung vornehmen k├Ânnen.

Warum ist das Projektkostenmanagement so wichtig?

Die Bedeutung des Kostenmanagements ist leicht zu verstehen. Um ein einfaches Beispiel aus dem wirklichen Leben zu nehmen: Wenn Sie beschlie├čen, ein Haus zu bauen, m├╝ssen Sie zun├Ąchst das Budget festlegen. Wenn Sie eine Vorstellung davon haben, wie viel Sie f├╝r das Projekt ausgeben wollen, besteht der n├Ąchste Schritt darin, das Gesamtbudget in Ausgaben f├╝r Teilaufgaben und kleinere Einzelposten aufzuteilen.

Das Budget ist ausschlaggebend f├╝r wichtige Entscheidungen, wie z. B.: Welcher Architekt soll beauftragt werden ÔÇö ein teurer Architekt mit Auszeichnungen, der das Projekt von Anfang bis Ende betreut, oder jemand, der bei einigen Elementen helfen und f├╝r ein kleineres Budget ausreichend ist? Wie viele Stockwerke soll das Haus haben? Welche Qualit├Ąt der Materialien soll verwendet werden?

Ohne ein vorher festgelegtes Budget ist es nicht nur schwierig, diese Fragen zu beantworten, sondern es ist auch unm├Âglich zu beurteilen, ob man in die richtige Richtung geht, wenn das Projekt erst einmal angelaufen ist. In gro├čen Unternehmen wird dieses Problem noch versch├Ąrft, wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen, sich die urspr├╝nglichen Annahmen ├Ąndern und unerwartete Kosten hinzukommen. Genau hier kann das Kostenmanagement helfen.

Durch die Einf├╝hrung effizienter Kostenmanagementverfahren k├Ânnen Projektmanager:

  • klare Erwartungen an die Beteiligten stellen
  • die Ausweitung des Projektumfangs aufgrund der mit dem Kunden geschaffenen Transparenz kontrollieren
  • den Fortschritt verfolgen und schnell mit Korrekturma├čnahmen reagieren
  • die erwartete Gewinnspanne aufrechterhalten, den ROI erh├Âhen und Verluste im Projekt vermeiden
  • Daten generieren, um Branchenma├čst├Ąbe f├╝r zuk├╝nftige Projekte zu erstellen und langfristige Kostentrends zu verfolgen

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Die vier Schritte des Projektkostenmanagements

Obwohl das Kostenmanagement als ein kontinuierlicher Prozess betrachtet wird, ist es hilfreich, die Funktion in vier Schritte zu unterteilen: Ressourcenplanung, Kalkulation, Budgetierung und Kontrolle. Diese Schritte sind meist sequentiell, aber es kann vorkommen, dass sich die Ressourcen in der Mitte des Projekts ├Ąndern und die Budgets angepasst werden m├╝ssen. Oder die w├Ąhrend des Kontrollprozesses festgestellten Abweichungen k├Ânnen eine ├ťberarbeitung der Kalkulation erforderlich machen.

Schauen wir uns jeden dieser vier Schritte im Detail an.

1. Projektressourcenplanung

Ressourcenplanung ist der Prozess der Ermittlung der Ressourcen, die f├╝r die Durchf├╝hrung eines Projekts und dessen Abschluss erforderlich sind. Beispiele f├╝r Ressourcen sind Menschen (z. B. Mitarbeiter und Auftragnehmer) und Ausr├╝stung (z. B. Infrastruktur, gro├če Baufahrzeuge und andere Spezialausr├╝stung, die nur begrenzt zur Verf├╝gung steht).

Die Ressourcenplanung wird zu Beginn eines Projekts durchgef├╝hrt, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.

Um damit zu beginnen, m├╝ssen die Projektmanager zun├Ąchst den Projektstrukturplan (PSP) erstellen. Sie m├╝ssen sich jede Teilaufgabe im Projektstrukturplan ansehen und sich fragen, wie viele Mitarbeiter mit welchen F├Ąhigkeiten f├╝r diese Aufgabe ben├Âtigt werden und welche Art von Ausr├╝stung oder Material f├╝r diese Aufgabe erforderlich ist.

Mit diesem Ansatz auf Aufgabenebene k├Ânnen die Projektmanager ein genaues und vollst├Ąndiges Inventar aller Ressourcen erstellen, das dann als Input f├╝r den n├Ąchsten Schritt der Kostensch├Ątzung dient.

Einige Tipps, die Sie bei diesem Prozess ber├╝cksichtigen sollten:

  • Ber├╝cksichtigen Sie historische Daten ÔÇö fr├╝here Zeitpl├Ąne und Aufw├Ąnde ÔÇö, bevor Sie Teilaufgaben und die entsprechenden Ressourcen festlegen.
  • Holen Sie sich das Feedback von fachlichen Experten und Teammitgliedern ein ÔÇö ein kollaborativer Ansatz funktioniert besonders gut bei Projekten, f├╝r die keine Daten aus der Vergangenheit zur Verf├╝gung stehen.
  • Beurteilen Sie die Auswirkungen der Zeit auf den Ressourcenbedarf. Beispielsweise kann eine Ressource erst nach einigen Monaten verf├╝gbar sein, wodurch sich der Zeitplan des Projekts verz├Âgert. Dies k├Ânnte sich auf die Kostensch├Ątzung auswirken.
  • Obwohl dieser Schritt bereits in der Planungsphase erfolgt, m├╝ssen die Projektmanager auch die realen Gegebenheiten ber├╝cksichtigen. So kann beispielsweise der Bedarf an einer Ressource mit bestimmten Fachkenntnissen festgestellt werden, aber wenn eine solche Ressource innerhalb des Unternehmens nicht zur Verf├╝gung steht, muss man in Erw├Ągung ziehen, einen Auftragnehmer einzustellen oder sein Team zu schulen, um es auf den neuesten Stand zu bringen. All diese realen Variablen wirken sich auf das Kostenmanagement aus.

2. Kostenkalkulation

Kostenkalkulation ist der Prozess der Quantifizierung der Kosten, die mit allen f├╝r die Durchf├╝hrung des Projekts erforderlichen Ressourcen verbunden sind. Zur Durchf├╝hrung von Kostenberechnungen ben├Âtigen wir die folgenden Informationen:

  • Ressourcenbedarf (Ergebnis des vorherigen Schritts)
  • Preis f├╝r jede Ressource (z. B. Personalkosten pro Stunde, Kosten f├╝r die Einstellung von Lieferanten, Kosten f├╝r die Beschaffung von Servern, Materialpreise pro Einheit usw.)
  • Dauer, f├╝r die jede Ressource ben├Âtigt wird
  • Liste der Annahmen
  • M├Âgliche Risiken
  • Fr├╝here Projektkosten und Branchenma├čst├Ąbe, falls vorhanden
  • Einblicke in die Finanzlage und die Berichtsstrukturen des Unternehmens

Die Kalkulation ist wohl der schwierigste Schritt im Kostenmanagement, da es hier auf Genauigkeit ankommt. Au├čerdem m├╝ssen die Projektmanager Faktoren wie feste und variable Kosten, Gemeinkosten, Inflation und den Zeitwert des Geldes ber├╝cksichtigen.

Je gr├Â├čer die Abweichung zwischen den gesch├Ątzten und den tats├Ąchlichen Kosten ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Projekt erfolgreich ist. Es gibt jedoch viele Kalkulationsmodelle, aus denen man w├Ąhlen kann. Die analoge Kalkulation ist eine gute Wahl, wenn Sie ├╝ber eine F├╝lle von historischen Kostendaten aus ├Ąhnlichen Projekten verf├╝gen. Einige Organisationen bevorzugen mathematische Ans├Ątze wie die parametrische Modellierung oder die Programmbewertungs- und -├╝berpr├╝fungstechnik (PERT).

Dann gibt es noch die Wahl zwischen einem Top-down- und einem Bottom-up-Ansatz. Der Top-down-Ansatz funktioniert in der Regel, wenn Daten aus der Vergangenheit zur Verf├╝gung stehen. In diesem Fall haben die Projektmanager in der Regel Erfahrung mit der Durchf├╝hrung ├Ąhnlicher Projekte und k├Ânnen daher eine gute Entscheidung treffen. Die Bottom-up-Methode eignet sich f├╝r Projekte, mit denen Unternehmen noch nicht viel Erfahrung haben, so dass es sinnvoll ist, eine Kostenkalkulation auf Aufgabenebene durchzuf├╝hren und diese dann auf die oberste Ebene zu ├╝bertragen.

Kostenkalkulation als Entscheidungshilfe

Es ist sinnvoll, daran zu denken, dass die Kostenkalkulation in der Planungsphase erfolgt und daher noch nicht alles in Stein gemei├čelt ist. In vielen F├Ąllen schlagen die Projektteams mehrere L├Âsungen f├╝r ein Projekt vor, und die Kostenkalkulation hilft ihnen bei der Entscheidung, welchen Weg sie einschlagen wollen. Es gibt viele Kalkulationsmethoden, wie z. B. die Prozesskostenrechnung, die Arbeitsplatzkostenrechnung und die Lebenszykluskostenrechnung, die bei dieser vergleichenden Analyse helfen.

Bei der Lebenszykluskostenrechnung wird beispielsweise der gesamte Lebenszyklus eines Projekts ber├╝cksichtigt. Bei IT-Projekten werden zum Beispiel die Wartungskosten oft ignoriert, doch die Lebenszykluskostenrechnung ist langfristig angelegt und ber├╝cksichtigt die Ressourcennutzung bis zum Ende des Zyklus. In ├Ąhnlicher Weise besteht bei Fertigungsprojekten das Ziel darin, k├╝nftige Servicekosten und Wiederbeschaffungskosten zu minimieren.

Manchmal erm├Âglicht der Kalkulationsprozess den Teams auch eine Bewertung und Reduzierung der Kosten. Zum Beispiel hift die Qualit├Ątssteuerung, den optimalen Nutzen aus einem Projekt zu ziehen und gleichzeitig die Kosten zu senken.

3. Kostenbudgetierung

Die Kostenbudgetierung kann als Teil der Kostenkalkulation oder als eigenst├Ąndiger Prozess betrachtet werden. Bei der Budgetierung werden die Kosten f├╝r einen bestimmten Teil des Projekts, z. B. einzelne Aufgaben oder Module, f├╝r einen bestimmten Zeitraum zugewiesen. Budgets enthalten auch Reserven f├╝r unerwartete Kosten.

Angenommen, die gesch├Ątzten Gesamtkosten f├╝r ein Projekt, das sich ├╝ber drei Jahre erstreckt, betragen 2 Millionen Dollar. Da die Budgetzuweisung jedoch eine Funktion der Zeit ist, beschlie├čt der Projektmanager, vorerst nur die ersten beiden Quartale zu betrachten. Er bestimmt die abzuschlie├čenden Arbeitsposten und stellt f├╝r diesen Zeitraum und diese Arbeitsposten ein Budget von z. B. 35.000 USD zur Verf├╝gung. Der Projektmanager verwendet den Projektstrukturplan und einige der im vorigen Abschnitt besprochenen Kalkulationsmethoden, um diese Zahl zu ermitteln.

Durch die Budgetierung wird eine Kostenbasis geschaffen, anhand derer wir die Kostenentwicklung des Projekts messen und bewerten k├Ânnen. Ohne das Budget w├Ąren die gesch├Ątzten Gesamtkosten eine abstrakte Zahl, die sich nur schwer auf halbem Wege messen lie├če. Die Bewertung der Projektleistung bietet die M├Âglichkeit zu beurteilen, wie viel Budget f├╝r k├╝nftige Phasen des Projekts freigegeben werden muss.

Ein weiterer Grund f├╝r die Festlegung von Budgets ist die Tatsache, dass sich Organisationen bei ihrer Finanzierung h├Ąufig auf den erwarteten k├╝nftigen Cash Flow verlassen. In den Anfangsphasen verf├╝gt der Projektmanager nur ├╝ber einen begrenzten finanziellen Spielraum und muss die Ziele entsprechend festlegen. Es ist vergleichbar mit dem Bau des Fundaments und einer Etage des Hauses in den ersten Monaten und sp├Ąter das restliche Projekt fertigzustellen, wenn Sie mehr sparen.

4. Kostenkontrolle

Die Kostenkontrolle ist der Prozess der Messung von Kostenabweichungen von der Baseline und der Ergreifung geeigneter Ma├čnahmen, wie die Erh├Âhung des zugewiesenen Budgets oder die Verringerung des Arbeitsumfangs, um diese Abweichung zu korrigieren. Die Kostenkontrolle ist ein kontinuierlicher Prozess, der w├Ąhrend des gesamten Projektlebenszyklus durchgef├╝hrt wird. Der Schwerpunkt liegt dabei sowohl auf der rechtzeitigen und klaren Berichterstattung als auch auf der Messung.

Zusammen mit der Kosten-Baseline ist der Kostenmanagementplan ein wesentlicher Beitrag zur Kostenkontrolle. Dieser Plan enth├Ąlt Einzelheiten wie die Messung der Projektleistung, den Schwellenwert f├╝r Abweichungen, die Ma├čnahmen bei ├ťberschreitung des Schwellenwerts und die Liste der Personen und Rollen, die ├╝ber die Entscheidungsbefugnis verf├╝gen.

Die Earned Value Management (EVM) ist einer der beliebtesten Ans├Ątze zur Messung der Kostenleistung. Nehmen wir ein Beispiel.

Am Ende einer Woche messen Sie den Fortschritt von Aufgabe X und stellen fest, dass sie zu 25 % abgeschlossen ist. Wie k├Ânnen Sie nun beurteilen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind, das Aufgabenbudget einzuhalten?

Zun├Ąchst berechnet ein Projektmanager den geplanten Wert f├╝r diese Aufgabe (in der Planungsphase). Nehmen wir an, Aufgabe X hat ein Budget von 4.000 USD und soll in einer Woche zu 50 % abgeschlossen sein.

Geplanter Wert (PV) von Aufgabe X pro Woche = 4.000 USD * 0,5 = 2.000 USD

Earned Value (EV) von Aufgabe X pro Woche = 4.000 USD * 0,25 = 1.000 USD

Jetzt werden auch die tats├Ąchlichen Kosten (AC) der Arbeit bestimmt, die andere Variablen wie Ausr├╝stungs- und Materialkosten umfassen (z. B. 800 USD).

Zeitplanabweichung = EV – PV = 1.000 USD – 2.000 USD = -1.000 USD.

Kostenabweichung = EV – AC = 1.000 USD – 800 USD = 200 USD.

Die negative Zeitplanabweichung zeigt an, dass die Aufgabe in Verzug ist, die positive Kostenabweichung hingegen, dass sie unter dem Budget liegt.

Bei der Bearbeitung von Hunderten von Aufgaben in gro├čen Projekten kann die Kostenkontrolle das Ma├č an Transparenz bieten, das die Entscheidungstr├Ąger ben├Âtigen, um schnell auf die Situation zu reagieren.

Projektkostensoftware

Das Kostenmanagement ist, ├Ąhnlich wie andere Aspekte des Projektmanagements, sehr komplex, da viele Variablen im Spiel sind. Der Prozess selbst ist sehr aufwendig und erfordert viel Liebe zum Detail und einen rigorosen Ansatz. Durch den Einsatz von Projektmanagement-Software kann dieser Prozess erheblich vereinfacht werden.

Sehen wir uns einige Vorteile des Einsatzes von Projektkostenmanagement-Software an:

  • Die Automatisierung der m├╝hsamen quantitativen Analyse w├Ąhrend der Kalkulation und Messung hilft, manuelle Fehler zu vermeiden
  • Die Integration von Daten aus den Bereichen Planung, Sch├Ątzung, Budgetierung und Kontrolle erm├Âglicht eine kontinuierliche ├ťberwachung und schnelle, proaktive Reaktionen anstelle einmaliger Eingriffe.
  • Die Entscheidungsfindung wird erleichtert, da die Kostensoftware bei der Bewertung alternativer L├Âsungen mithilfe von Szenarioprognosen und Was-w├Ąre-wenn-Analysen hilft.
  • ├ťbersichtliche und einfache Berichterstattung in Form von Dashboards und anderen umfassenden Benutzeroberfl├Ąchen
  • Die Komplexit├Ąt des Mehrw├Ąhrungsmanagements in Projekten an verschiedenen geografischen Standorten wird durch Projektkostensoftware vereinfacht.
  • Viele Projektkostenl├Âsungen erm├Âglichen die Integration von Drittanbietern, so dass Daten zusammengef├╝hrt und analysiert werden k├Ânnen.
  • Benchmarking und Standardisierung sind durch die Verf├╝gbarkeit von Leistungsdaten ├╝ber mehrere Projekte hinweg m├Âglich.

Kostenmanagement und Projektleistung im Unternehmen

Im PMI Pulse of the Profession Report 2018 gaben 41 % der Befragten an, dass ihre Projekte eine hohe Komplexit├Ąt aufweisen. Es ├╝berrascht daher nicht, dass 40 % der Umfrageteilnehmer ÔÇ×Investitionen in Technologie, um den Projekterfolg zu verbessernÔÇť als ihre oberste Priorit├Ąt ansehen.

Das Kostenmanagement steht in engem Zusammenhang mit der F├Ąhigkeit einer Organisation, aktuelle und zuk├╝nftige Projekte erfolgreich durchzuf├╝hren. Die Investition in eine zuverl├Ąssige Kostenmanagement-Software kann zu enormen Einsparungen f├╝hren. Eine gute L├Âsung f├╝r das Kostenmanagement wird es nicht als isolierte Funktion behandeln, sondern es als integralen Bestandteil der Projekt- und Portfolioleistung nutzen und Daten projekt├╝bergreifend korrelieren.

Weitere Informationen ├╝ber das Kostenmanagement von Projekten finden Sie in diesen zus├Ątzlichen Ressourcen:

Produkt: EcoSys

L├Âsungen: Projektportfoliomanagement, Projektcontrollig & Earned Value Management

Prozessbereich: Kostenkontrolle

Blog: 6 Best Practices f├╝r das Projektcontrolling, Grundlagen eines guten Earned Value Managements