Hexagon Inhalte für Sie

Wenn der Projektprozess beginnt, sind nur wenige Dinge so wichtig wie die Details der entsprechenden Verträge. In der Baubranche werden in vielen Verträgen Parameter und Einzelheiten festgelegt, die für den gesamten Prozess maßgeblich sind. Nach der Ausführung sind Aktualität und Nachverfolgung von Anforderungen, Anfragen und Zusagen eine wichtige Priorität.

Wenn die Informationen nicht in ein verwaltetes Standardsystem eingegeben werden, können die Verträge auf Papier oder in digitaler Form in der Masse untergehen oder ihren Prioritätsstatus verlieren, während sie von Teammitglied zu Teammitglied weitergereicht werden – ein Rezept für schlechte Leistung, unbeantwortete Fragen und einen schlechten Ruf.

Was ist Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement ist ein komplizierter Überwachungsprozess, der Verträge von der Zuschlagserteilung bis zum Abschluss begleitet, einschließlich der Ausführung, Auswahl der Lieferanten, Erkennung und Kontrolle von Problemen, Nachverfolgung und der Bearbeitung. Bei ordnungsgemäßer Umsetzung stellen Vertragsmanagementprozesse sicher, dass Budgets und Fähigkeiten mit den Projektzielen in Einklang stehen.

Das beste Vertragsmanagement fließt nahtlos in die Organisation ein und ist mit Projektmanagement und Projektcontrolling integriert, wobei die Teammitglieder stets einbezogen werden, um Beiträge und Ergebnisse zu erhalten, und die Auftragnehmer sorgfältig auf Leistung und Fristen überwacht werden.

Vertragsmanagement kann zwar in jeder Branche von Vorteil sein, ist aber für Industrie- und Konstruktionsprojekte unerlässlich. In diesen Branchen sorgen Verträge nämlich dafür, dass die betrieblichen und finanziellen Ziele erreicht und die Risiken reduziert werden. Überwachung, Qualitätskontrolle und die Fähigkeit, zahlreiche Fachleute gleichzeitig zu verwalten, können durch ein speziell für diese Art von Projekten implementiertes Vertragsmanagementprogramm gewährleistet werden.

Die Etappen des Vertragsmanagements

Beim Vertragsmanagement geht es nicht nur darum, Vereinbarungen zu treffen und sie zu genehmigen. Es umfasst eine Reihe von Schritten, die den Prozess bis zu einem erfolgreichen Abschluss begleiten. Jeder verpasste Schritt kann zu Verzögerungen und Fehlern in der Folge führen. Hier ein Überblick über die fünf wichtigsten Bereiche:

1. Erstellen: Das Vertragsmanagementsystem muss in der Lage sein, standardisierte Verfahren mit spezifischen Details für die Ziele der Organisation zu integrieren. Zu den ersten Schritten gehört die Festlegung der Art des Vertrags und der für die einzelnen Aufgaben zuständigen Personen. Der Planungsprozess sollte die Ressourcen des Unternehmens, die Ziele und die Stärken und Schwächen der Teammitglieder berücksichtigen und gleichzeitig einen Überblick über mögliche Herausforderungen und Risiken geben.
2. Verhandeln: Der Vertrag sollte so verfasst werden, dass er die Bedürfnisse und Werte des Unternehmens widerspiegelt und dazu beiträgt, Vertrauen zwischen beiden Parteien aufzubauen. Sobald ein erster Vertrag entworfen wurde, ist die Verhandlung der nächste notwendige Schritt. Im Rahmen des Verhandlungsprozesses können einzelne Punkte diskutiert, geändert oder gestrichen werden.
3. Genehmigen: Die Genehmigung umfasst in der Regel mehrere Abnahmen. Mehrere Manager, Abteilungen und sogar Auftragnehmer müssen unter Umständen die Einzelheiten absegnen, bevor der endgültige Vertrag geschlossen wird.
4. Abschließen: Der Prozess der Vertragsunterzeichnung zwischen Unternehmen ist der letzte Schritt, bevor das Projekt in Angriff genommen wird. Die rasche Einholung von Unterschriften zahlreicher Parteien und Einrichtungen — selbst wenn die Entfernung eine Rolle spielt — ist entscheidend, um Verzögerungen im Prozess zu vermeiden.
5. Verwalten: Sobald das Projekt begonnen hat, können immer noch Änderungen auftreten. Überarbeitungen müssen sorgfältig verwaltet und den entsprechenden Parteien mitgeteilt werden. Fristen, Audits, Einnahmen und Ausgaben müssen nachverfolgt, vervollständigt und mit dem Rest des Teams geteilt werden.

Ein standardisiertes Programm, das an die spezifischen Bedürfnisse einer Organisation angepasst werden kann, trägt zum reibungslosen Ablauf eines Vertrags bei. Wenn diese fünf Bereiche sorgfältig verwaltet werden, steigen die Chancen auf eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung und einen erfolgreichen Vertragsabschluss exponentiell an.

Warum ist Vertragsmanagement wichtig?

Ein Vertrag gibt die Parameter für wichtige Aspekte eines Projekts vor, einschließlich der Geschäftsstrategie und der Beziehungen. Der Wettbewerb auf dem heutigen globalen Markt bedeutet, dass sich Teammitglieder überall auf der Welt befinden können, was zusätzliche Herausforderungen in Bezug auf Zeitzonen, kulturelle Bedürfnisse und Verständnis mit sich bringt.

Verträge beinhalten Zahlungsbedingungen, Verhandlungen, Arbeitsabläufe, Serviceerwartungen und Compliance-Verpflichtungen. Das Vertragsmanagement trägt zur Risikominderung bei, indem es bei Bedarf die Einhaltung der Vorschriften sicherstellt und die Überwachung und Verfolgung der Einhaltung ermöglicht. Durch Preisvergleiche und Ausgabensenkungen trägt es außerdem zur Verbesserung des Endergebnisses bei. Die Echtzeittransparenz aller Aspekte eines Vertrags im Laufe der Zeit ermöglicht dem Management, datenbetriebene Entscheidungen zu treffen und notwendige Kurskorrekturen vorzunehmen, bevor es zu spät ist.

Wenn ein Vertrag initiiert wird, sollte er Ziele, Zeitpläne, Budgets, Ressourcen, Risiken, Vorschriften und Spezifikationen berücksichtigen. Jede Phase des Prozesses erfordert bestimmte Elemente, einen bestimmten Zweck und ein bestimmtes Management, um mit dem nächsten Schritt fortfahren zu können.

Techniker, Ingenieure und andere Fachleute müssen sorgfältig ausgewählt werden, um den Vertrag abzuschließen und das Projekt durchzuführen. Die Technologie ist ein aktives Bindeglied zwischen allen Aspekten des Projekts, das dabei hilft, die Lücken bei Überarbeitungen zu schließen und die Kommunikation mit den richtigen Teammitgliedern zur richtigen Zeit sicherzustellen.

Viele Konstruktionsunternehmen müssen überdenken, wie sich Geschäftsprozesse wie Produktivität, Leistung, Arbeit und Lagerbestand auf Wachstum und Rentabilität auswirken. Kommunikation, Nachverfolgung, Verwaltung von Revisionen und eine Vielzahl anderer Aufgaben können einen ohnehin schon komplizierten Prozess noch weiter verkomplizieren. Ein gutes Vertragsmanagement und betriebliche Effizienz gehen Hand in Hand.

Herausforderungen beim Vertragsmanagement

Die Nachverfolgung und Verwaltung der vielen Komponenten eines Vertrags kann eine Vielzahl von Herausforderungen mit sich bringen. In der Ingenieur- und Konstruktionsindustrie sind Projekte oft groß und komplex, mit Joint Ventures, zahlreichen Unterauftragnehmern und Komplikationen bei der globalen Ausführung.

Die Prozesse des Vertragsmanagements können eine große Herausforderung darstellen, insbesondere wenn sie manuell durchgeführt werden. Zu den besonderen Herausforderungen gehören:

• Ausführung: Ohne ordnungsgemäße Verwaltung gehen Akten leicht verloren, und endgültige Genehmigungen und Unterschriften dauern viel länger als nötig.
• Nachverfolgung: Es kann schwierig sein, Verträge nachzuverfolgen und zu prüfen, sobald sie unterzeichnet und an andere Mitarbeiter weitergegeben wurden, die möglicherweise die zu überwachenden Details nicht verstehen. Budgetinformationen, E-Mails, Informationen aus wichtigen Sitzungen und Änderungen bleiben unterwegs stecken, bevor sie bearbeitet werden können. Zeit ist Geld, und Projektverzögerungen verringern die Rentabilität.
• Überarbeitungen: Die Verwaltung von Änderungen vor der Genehmigung eines Vertrags und nach dessen Abschluss ist ebenso wichtig. Größere Projekte umfassen häufig nationale oder globale Teams, was die Einhaltung von Fristen und die Kohärenz erschwert. Aktualisierungen der ursprünglichen Dokumentation können Tage oder sogar Wochen dauern Und wenn die Teams mit unterschiedlichen Versionen arbeiten, können falsche Entscheidungen getroffen werden. Jedes dieser Szenarien kann zu erhöhten Risiken, verpassten Terminen, Fehlern und sogar Rechtsstreitigkeiten führen.
• Compliance: Im Vertrag festgelegte Details sind nicht verhandelbare Verpflichtungen. Aus rechtlicher Sicht gibt es möglicherweise Vorschriften oder Compliance-Bestimmungen, die buchstabengetreu eingehalten werden müssen. Die Nichteinhaltung kann schwerwiegende rechtliche und/oder finanzielle Folgen haben.

Vorteile des Vertragsmanagements

Vertragsmanagement verbessert Kommunikation, Reaktionszeit, Zielausrichtung, Transparenz und Verantwortlichkeit. Diese und andere Projektleistungsmetriken lassen sich mit einem guten Vertragsmanagement nachverfolgen und verbessern:

• Effizienz: Vertragsmanagement optimiert die Einhaltung von Verträgen und kann die Geschäftskosten senken. Alle erforderlichen Dokumente sind an einem Ort zu finden und nachzuweisen, was die Transparenz für Teammitglieder aus verschiedenen Abteilungen und auch für externe Auftragnehmer erhöht. Durch die Automatisierung wird der Zugriff auf Dokumente und Änderungen erleichtert, was wiederum die Reaktionszeit auf Änderungen, Ergänzungen oder Herausforderungen verkürzen kann. Positive Erfahrungen in Bezug auf vertragliche Vereinbarungen können dazu führen, dass bessere Rohstoffpreise und -verfügbarkeit sowie niedrigere Dienstleistungskosten erzielt werden.
• Risikominderung: Bei der Ausarbeitung eines Vertrags werden wichtige geschäftliche Ziele und Vorgaben festgelegt. Ein guter Vertragsmanagementprozess legt die Erwartungen in Bezug auf diese Prioritäten fest und stellt sicher, dass die vertraglichen Verpflichtungen eingehalten werden. Alle haben einen Vorteil: Unternehmen müssen sich an die Leistungsklauseln halten und die Anbieter die Vorschriften einhalten. Die Vorschriften ändern sich ständig, und um auf dem Laufenden zu bleiben, müssen Sie Ihre Projekte ständig überwachen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Die Nachverfolgung von Vermögenswerten, Verpflichtungen und Bestimmungen ist ein Muss, um das Risiko finanzieller Verluste zu mindern. Mit dem Element zur Nachverfolgung, das ein Vertragsmanagement-Tool bietet, lassen sich die Leistung und die Einhaltung der Vorschriften ständig in Echtzeit überprüfen.
• Aufbau von Beziehungen: Eine positive Vertragserfahrung schafft dauerhafte Geschäftspartnerschaften mit Anbietern und Subunternehmern. Besonders im Konstruktionsgewerbe ist es für zukünftige Projekte von entscheidender Bedeutung, gute Hilfe zu finden.
• Nachverfolgung und Dokumentation: Vertragsmanagement-Tools organisieren und zentralisieren Dokumente und Prozesse und machen so Geschäftseinblicke und Analysen leichter zugänglich. Standardisierte Berichte und Aufzeichnungen sorgen für Genauigkeit und Transparenz, was wiederum zu verwertbaren Erkenntnissen führt. Wenn Verträge transparent verwaltet werden, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Projekte aufgrund unbekannter Herausforderungen oder Compliance-Probleme ins Stocken geraten.

Vorteile der Vertragsmanagement-Software

Von der Vertragsentwicklung bis zum Projektabschluss ist die Überwachung des gesamten Projektlebenszyklus eine klare Entscheidung für die Maximierung von Leistung und Umsatz. Vertragsmanagement-Software bringt den Prozess einen Schritt weiter und bietet Automatisierung, eine Single Source of Truth und eine Echtzeitansicht der täglichen Aktivitäten.

Sobald ein Vertrag genehmigt ist, muss er von zahlreichen Parteien akzeptiert und unterzeichnet werden. Kompliziert wird es, wenn mehrere Unterschriften erforderlich sind, die möglicherweise aus dem ganzen Land oder sogar aus der ganzen Welt stammen. Vertragsmanagement-Software bietet ein elektronisches Unterschriftentool, das dieses mühsame Problem löst und die Ausführung beschleunigt.

Nach der Vertragsausführung kann ein effizientes Vertragsmanagement die Projektergebnisse erheblich verbessern. Softwarelösungen können die Vertragsbedingungen in Geschäftsregeln einbauen, die die Einhaltung sicherstellen – sei es die Einhaltung von Zeitvorgaben, Zahlungsbedingungen, Change Management Prozessen oder sogar die Transparenz der Leistung auf dem Weg zum Erreichen vorher festgelegter Anreize.

Um die Vorteile wirklich nutzen zu können, sollte Vertragsmanagement-Software Folgendes beinhalten

• Beschaffungsplanung: Die Tools zur Bewertung und Verwaltung potenzieller Kunden und Anbieter sollten intuitiv sein. Die Software muss Parameter zur Auswahl von Möglichkeiten bieten, die mit den Werten und Dienstleistungen Ihres Unternehmens übereinstimmen.
• Verwaltung von Anbietern und Angeboten: Einzelne Verträge innerhalb eines Rahmenvertrags sind ebenso wichtig. Die Software bietet die Möglichkeit, Anbieter und Auftragnehmer auf der Grundlage vorgegebener Eigenschaften und früherer Arbeitserfahrungen auszuwählen und zu prüfen.
• Budget- und Kostenkontrolle: Die Einhaltung eines vorgegebenen Budgets ist ein Muss für ein Vertragsmanagementprogramm. Die Software ermöglicht die Bewertung des Wertes, des Fortschritts, der Fertigstellung und des Forecasts für die Zukunft.
• Change Management: Wenn sich im Laufe der Zeit Dinge innerhalb des Vertrags ändern, sollten die Änderungen schnell notiert, genehmigt und an das Team weitergegeben werden. Vertragsmanagement-Software kann auch die Auswirkungen auf Kosten und Zeitplan berechnen.
• Fortschrittsmanagement vor Ort: Vertragsmanagement-Software geht über den Vertrag hinaus, indem sie verfolgt, was vor Ort geschieht, Änderungen und Fortschritte mitteilt und Probleme sofort meldet. Dieser Echtzeitzugriff hilft dem Team, Handlungsalternativen zu ermitteln und proaktiv Entscheidungen zu treffen.
• Verwaltung: Kommunikation und Zusammenarbeit sind Schlüsselelemente für einen erfolgreichen Vertrag und ein erfolgreiches Projekt. Auftraggeber, Kunden und Auftragnehmer können sich über alle Unterlagen und Änderungen in Bezug auf Besprechungen, Maßnahmen, Zuständigkeiten, Fortschritte und Status auf dem Laufenden halten.
• Compliance: Eine Softwarelösung für das Vertragsmanagement hält wichtige Informationen fest und verfolgt sie über den gesamten Projektzyklus hinweg, so dass bei Verdacht auf eine Vertragsverletzung die entsprechenden Personen benachrichtigt werden. Ein Überblick in Echtzeit ermöglicht Ihnen, proaktiv zu handeln, bevor ein Problem auftritt.
• Dokumentation und Prüfpfade: Die Vertragsmanagement-Software ermöglicht allen Teammitgliedern, bei Änderungen über die gleichen Informationen zu verfügen. Budgets, Zeitpläne, Ziele, Audits und andere Unterlagen werden in Echtzeit aktualisiert und sind in Echtzeit zugänglich. Der Zugriff auf alle Aspekte von Projektänderungen in einer einzigen Übersicht bedeutet rechtzeitige Reaktionen, positive Ergebnisse, geringere Risiken und weniger Komplikationen, die zu verpassten Terminen, Fehlern und sogar Rechtsstreitigkeiten führen können.

Datenlösungen machen den Weg frei für Verbesserungen in der gesamten Vertrags- und Projektorganisation mit automatisierten Verfahren und Benachrichtigungen. Eine Lösung, die Problemen wirksam vorbeugen kann, bietet einen Wettbewerbsvorteil und verbessert die Gesamtleistung des Projekts.

Eine Vertragsmanagementlösung sollte sich nahtlos in andere Projektmanagementsysteme wie Projektportfoliomanagement und Projektcontrolling integrieren lassen. Eine Software, die den gesamten Lebenszyklus Ihres Projekts verwaltet, kann Ressourcen für alle Teammitglieder bereitstellen, unabhängig von ihren spezifischen Rollen. Der Vorteil dieser einheitlichen Ansicht ist von unschätzbarem Wert für das Team, den Prozess und das Endergebnis.

Vertragsmanagement und Integration des gesamten Projektlebenszyklus

Ein gut durchdachtes Vertragsmanagement ist nur ein Teil einer gut durchdachten Überwachungsmethode. Projektdaten in Echtzeit werden in einem Lebenszyklus-System ständig aktualisiert und sollten nicht nur für Budgets und Zeitpläne verwendet werden. Sie sollten den Blickwinkel erweitern und Ihnen helfen, Veränderungen proaktiv zu bewältigen, bessere Entscheidungen zu treffen und die strategische Ausrichtung zu ermöglichen.

Enterprise Project Performance ist eine einzige Plattform, die Portfolios, Projektcontrolling und Vertragsmanagement vereinheitlicht. Die native Integration dieser Prozesse in ein benutzerfreundliches System verbessert die strategische Projektauswahl und führt jeden Prozess zu einem erfolgreichen Abschluss. Es bietet messbare, umsetzbare Parameter, die die Vorhersagbarkeit, Effizienz und Kontrolle Ihrer Projekte verbessern.

Weitere Informationen zum Vertragsmanagement während des gesamten Projekt- und Portfolio-Lebenszyklus finden Sie in diesen zusätzlichen Ressourcen:

EcoSys Lösungen: Projektportfoliomanagement, Projektcontrolling & Projektmanagement