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Las organizaciones tienen como objetivo que sus proyectos sean exitosos y cumplan con las expectativas del cliente, así como con sus objetivos internos. Pero, ¿cuál es la realidad sobre el terreno? En un informe de PMI, el 14% de los proyectos de TI encuestados se consideraron fallas. Solo el 57% de los proyectos terminaron dentro de sus presupuestos iniciales, y los demás superaron el objetivo que se habían fijado.

Ciertamente, esta no es una buena noticia para las empresas, ya que los sobrecostos no solo afectan sus márgenes, también obstaculizan la capacidad de ejecutar proyectos futuros. Comprender qué es la gestión de costos del proyecto y cómo ser eficaz en ella puede ser beneficioso para que las organizaciones mantengan el rumbo.

En este artículo, analizamos qué es la gestión de costos del proyecto, sus beneficios y los pasos involucrados en su implementación.

¿Qué es la gestión de costos del proyecto?

La gestión de costos del proyecto es el proceso de estimar, presupuestar y controlar los costos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con el objetivo de mantener los gastos dentro del presupuesto aprobado.

Para que un proyecto se considere exitoso, es necesario que

• cumpla con los requisitos y el alcance
• su calidad de ejecución sea de un alto nivel
• se complete dentro del programa y
• se complete dentro del presupuesto

Por lo tanto, la gestión de costos del proyecto es uno de los pilares clave de la gestión de proyectos y es relevante independientemente del dominio, ya sea fabricación, venta minorista, tecnología, construcción, etc. Ayuda a crear una línea de base financiera contra la cual los gerentes de proyecto pueden comparar el estado actual de los costos de su proyecto y realinear la dirección si es necesario.

¿Por qué es importante la gestión de costos del proyecto?

La importancia de la gestión de costos es fácil de comprender. Para tomar un ejemplo simple y de la vida real, si decide construir una casa, lo primero que debe hacer es establecer el presupuesto. Cuando tenga una idea de cuánto gastar en el proyecto, el siguiente paso es dividir el presupuesto de alto nivel en gastos para subtareas y partidas más pequeñas.

El presupuesto determinará los puntos de decisión críticos, como: qué diseñador contratar, uno de alto nivel que construirá y entregará el proyecto de principio a fin, o alguien que pueda ayudar con algunos elementos y pueda trabajar con un presupuesto más pequeño. ¿Qué tantos antecedentes debe tener sobre la casa? ¿Qué calidad de materiales se deben utilizar?

Sin un presupuesto predefinido, no solo es difícil responder estas preguntas, sino que se vuelve imposible evaluar si está progresando en la dirección correcta una vez que el proyecto está en marcha. En las grandes organizaciones, la escala de este problema se magnifica aún más debido a la ejecución simultánea de múltiples proyectos, el cambio en las suposiciones iniciales y la adición de costos inesperados. Ahí es donde la gestión de costos puede ayudar.

Al implementar prácticas eficientes de gestión de costos, los gerentes de proyectos pueden:

• Establecer expectativas claras con las partes interesadas
• Controlar la fluencia del alcance debido a las transparencias establecidas con el cliente
• Realizar un seguimiento del progreso y responder con acciones correctivas a un ritmo acelerado
• Mantener el margen esperado, aumentar el ROI y evitar perder dinero en el proyecto
• Generar datos para comparar proyectos futuros y realizar un seguimiento de las tendencias de costos a largo plazo

Los cuatro pasos en la gestión de costos del proyecto

Si bien la administración de costos se considera un proceso continuo, ayuda a dividir la función en cuatro pasos: planificación de recursos, estimación, elaboración del presupuesto y control. En su mayoría son secuenciales, pero es posible que se produzcan algunos cambios en los recursos a la mitad del proyecto, lo que obligará a ajustar los presupuestos. O las variaciones observadas durante el proceso de control pueden requerir revisiones de estimaciones.

Veamos cada uno de estos cuatro pasos en detalle.

1. Planificación de recursos del proyecto

La planificación de recursos es el proceso de identificar los recursos necesarios para ejecutar un proyecto y llevarlo a cabo. Ejemplos de recursos son personas (como empleados y contratistas) y equipos (como infraestructura, vehículos de construcción grandes y otros equipos especializados en oferta limitada).

La planificación de recursos se realiza al comienzo de un proyecto, antes de que comience cualquier trabajo real.

Para comenzar, los gerentes de proyecto primero deben tener lista la estructura de desglose del trabajo (WBS). Necesitan observar cada subtarea en el WBS y preguntar cuántas personas, con qué tipo de habilidades se necesitan para terminar esta tarea, y qué tipo de equipo o material se requiere para terminar esta tarea.

Al adoptar este enfoque a nivel de tareas, es posible que los gerentes de proyecto generen un inventario preciso y completo de todos los recursos, que luego se alimenta como entrada en el siguiente paso de la estimación de costos.

Algunos consejos a considerar durante el proceso:

• Considere los datos históricos (programas y esfuerzos pasados) antes de determinar las subtareas y los recursos correspondientes.
• Reciba comentarios de las PYME y los miembros del equipo: un enfoque colaborativo funciona bien, especialmente en proyectos sin información anterior.
• Evalúe el impacto del tiempo en los requisitos de recursos. Por ejemplo, un recurso puede estar disponible solo después de unos meses, arrastrando el programa del proyecto. Esto podría tener un impacto en la estimación de costos.
• Aunque este paso ocurre en la etapa de planificación, los gerentes de proyecto deben tener en cuenta las realidades del terreno. Por ejemplo, puede identificar la necesidad de un recurso con cierta experiencia, pero si dicho recurso no está disponible dentro de la organización, debe considerar contratar a un contratista o capacitar a su equipo para ponerlos al día. Todas estas variables reales impactan en la gestión de costos.

2. Estimación de costos

La estimación de costos es el proceso de cuantificar los costos relacionados con todos los recursos necesarios para ejecutar el proyecto. Para realizar cálculos de costos, necesitamos la siguiente información:

• Requisitos de recursos (resultado del paso anterior)
• Precio de cada recurso (por ejemplo, costo de personal por hora, costos de contratación de proveedores, costos de adquisición de servidores, tarifas de materiales por unidad, etc.)
• Duración que se requiere de cada recurso
• Lista de supuestos
• Riesgos potenciales
• Costos de proyectos anteriores y puntos de referencia de la industria, si los hubiera
• Información sobre la salud financiera y las estructuras de informes de la empresa.

La estimación es posiblemente el más difícil de los pasos involucrados en la gestión de costos, ya que aquí la precisión es la clave. Además, los gerentes de proyecto deben considerar factores como los costos fijos y variables, los gastos generales, la inflación y el valor del dinero en el tiempo.

Cuanto mayor sea la desviación entre la estimación y los costos reales, es menos probable que un proyecto tenga éxito. Sin embargo, existen muchos modelos de estimación a elegir. La estimación análoga es una buena opción si tiene muchos datos históricos de costos de proyectos similares. Algunas organizaciones prefieren enfoques matemáticos como el modelado paramétrico o la técnica de evaluación y revisión de programas (PERT).

Luego está la opción entre emplear un enfoque de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba. De arriba hacia abajo normalmente funciona cuando se dispone de datos de costos anteriores. En esto, los gerentes de proyectos suelen tener experiencia en la ejecución de proyectos similares y, por lo tanto, pueden tomar una buena decisión. En cuanto a los trabajos de abajo hacia arriba para proyectos en los que las organizaciones no tienen mucha experiencia, tiene sentido calcular una estimación de costos a nivel de tarea y luego subirla a la parte superior.

Estimación de costos como facilitador de decisiones

Es útil recordar que la estimación de costos se realiza en la etapa de planificación y, por lo tanto, aún no todo está escrito en piedra. En muchos casos, los equipos de proyectos proponen múltiples soluciones para un proyecto y la estimación de costos les ayuda a decidir qué camino tomar. Existen muchas metodologías de costos, como el costo basado en actividades, el costo del trabajo y el costo del ciclo de vida que ayudan a realizar este análisis comparativo.

El costeo del ciclo de vida, por ejemplo, considera el ciclo de vida completo de un proyecto de principio a fin. En los proyectos de TI, por ejemplo, los costos de mantenimiento suelen ser ignorados, pero el costo del ciclo de vida aparece a largo plazo y representa el uso de recursos hasta el final del ciclo. De manera similar, en los proyectos de fabricación, el objetivo es minimizar los costos de servicio futuros y los cargos de reemplazo.

A veces, el proceso de estimación también permite a los equipos evaluar y reducir costos. La ingeniería de valor, por ejemplo, ayuda a obtener el valor óptimo de un proyecto al tiempo que reduce los costos.

3. Presupuesto del costo

La elaboración del presupuesto de costos puede verse como parte de la estimación o como un proceso en sí por separado. El presupuesto es el proceso de asignar costos a una determinada parte del proyecto, como tareas o módulos individuales, durante un lapso de tiempo específico. Los presupuestos incluyen reservas de contingencia asignadas para administrar costos inesperados.

Por ejemplo, digamos que los costos totales estimados para un proyecto que se ejecuta durante tres años es de 2 millones. Sin embargo, dado que la asignación presupuestaria es una función del tiempo, el gerente de proyecto decide considerar solo los dos primeros trimestres por ahora. Identifican los elementos de trabajo que deben completarse y asignan un presupuesto de, digamos, $ 35 000 para este lapso de tiempo y estos elementos de trabajo. El gerente de proyecto usa el WBS y algunos de los métodos de estimación señalados en la sección anterior para llegar a este número.

La elaboración del presupuesto crea una línea base de costos contra la cual podemos continuar midiendo y evaluando el desempeño de costos del proyecto. Si no fuera por el presupuesto, el costo total estimado seguiría siendo una cifra abstracta y sería difícil medirlo a mitad de camino. La evaluación del desempeño del proyecto brinda la oportunidad de evaluar cuánto presupuesto debe liberarse para las fases futuras del proyecto.

Otra razón para consolidar los presupuestos es que las organizaciones suelen depender de los flujos de efectivo futuros esperados para su financiamiento. Durante las fases iniciales, el gerente de proyecto tiene un fondo financiero limitado y debe establecer objetivos según corresponda. Es similar a construir los cimientos y un piso de la casa en los primeros meses y luego completar el resto del proyecto, a medida que ahorra más.

4. Control del costo

El control de costos es el proceso de medir las variaciones de costos desde la línea de base y tomar las medidas adecuadas, como aumentar el presupuesto asignado o reducir el alcance del trabajo, para corregir ese desvío. El control de costos es un proceso continuo que se realiza a lo largo del ciclo de vida del proyecto. El énfasis aquí está en la presentación de informes clara y oportuna y en la medición.

Junto con la línea de base de costos, el plan de gestión de costos es un insumo esencial para el control de costos. Este plan contiene detalles respecto a cómo se medirá el desempeño del proyecto, cuál es el límite para las desviaciones, qué acciones se realizarán si se sobrepasa ese límite y la lista de personas y funciones que tienen la autoridad ejecutiva para tomar decisiones.

La gestión del valor ganado (EVM) es uno de los enfoques más populares para medir el rendimiento de los costos. Tomemos un ejemplo.

Al final de una semana, mida el progreso de la tarea X y descubrirá que está completa en un 25%. Ahora, ¿cómo evalúa si está bien encaminado para cumplir con el presupuesto de la tarea?

Primero, un gerente de proyecto calcula el valor planificado para esta tarea (en la etapa de planificación). Digamos que la Tarea X tiene un presupuesto de $4000 y se espera que esté completa al 50% por semana.

Valor planificado (PV) de la tarea X por semana = $4000 * .5 = $2000

Valor ganado (EV) de la tarea X por semana = $ 4000 * .25 = $ 1000

Ahora, también determina el costo real (AC) del trabajo, que involucra otras variables como los costos de equipos y materiales (digamos, $800).

Variación de programa = EV – PV = $1000 – $2000 = – $1000.

Varianza de costos = EV – AC = $1000 – $800 = $200.

La variación de programación negativa indica que la tarea se está retrasando, pero la variación de costo positiva indica que está por debajo del presupuesto.

Al tratar con cientos de tareas en grandes proyectos, el control de costos puede proporcionar el nivel de transparencia que los tomadores de decisiones requieren para responder rápidamente a la situación.

Software de costos del proyecto

La gestión de costos, al igual que otros aspectos de la gestión de proyectos, se vuelve compleja con muchas variables en juego. El proceso en sí es elaborado y necesita atención al detalle junto con un enfoque riguroso. El uso de software de gestión de proyectos puede simplificar este proceso considerablemente.

Veamos algunas ventajas de utilizar un software de gestión de costos de proyectos:

• La automatización de análisis cuantitativos engorrosos durante la estimación y la medición ayuda a evitar errores manuales
• La integración de datos en la planificación, estimación, elaboración del presupuesto y control permite un seguimiento continuo y respuestas rápidas y proactivas, en lugar de intervenciones puntuales.
• La toma de decisiones se simplifica ya que el software de costos ayuda a evaluar soluciones alternativas mediante la previsión de escenarios y el análisis hipotético.
• Informes claros y sencillos en forma de paneles y otras interfaces de usuario enriquecidas
• La complejidad de la gestión de distintas divisas en proyectos en diferentes ubicaciones geográficas se simplifica con el software de costos del proyecto.
• Muchas soluciones de costos de proyectos permiten integraciones de terceros, por lo que los datos se pueden agrupar y analizar
• La evaluación comparativa y la estandarización son posibles gracias a la disponibilidad de datos de desempeño en múltiples proyectos.

Gestión de costos y desempeño de proyectos corporativos

En el Informe PMI Pulse of the Profession de 2018, el 41% de los encuestados señalaron que sus proyectos son de alta complejidad. Es por esto que no es de extrañar que el 40% de los participantes de la encuesta consideren «invertir en tecnología para permitir el éxito del proyecto» como su principal prioridad.

La gestión de costos está estrechamente ligada a la capacidad de una organización para tener éxito en proyectos actuales y futuros. Invertir en un software de gestión de costos confiable puede generar grandes ahorros. Una buena solución para la gestión de costos debe tratarse como una función aislada, debe aprovecharse como parte integral del desempeño del proyecto y la cartera, y correlacionar los datos entre proyectos.

Visite estos recursos adicionales para obtener más información sobre la gestión de costos del proyecto:

Producto: EcoSys

Soluciones: Gestión de carteras de proyectos, Controles del proyecto y gerente de proyecto, Gestión del valor ganado

Área de proceso: Control del costos

Blog: 6 mejores prácticas para los controles de proyectos, Fundamentos de una buena gestión del valor ganado