Predictibilidad del proyecto
La predictibilidad del proyecto consiste en predecir con precisión el resultado de un proyecto con suficiente anticipación para que sea posible identificar puntos problemáticos, tomar acciones correctivas y mantener el proyecto en curso.
Para una cartera de proyectos, la idea de predictibilidad se puede ampliar a todo el conjunto de proyectos. En este contexto, la predictibilidad del proyecto consiste en aumentar la coherencia y minimizar las sorpresas en una gran cantidad de proyectos.
En el aspecto tradicional, cuando los líderes de la industria buscan determinar el éxito del proyecto en toda la cartera de proyectos, se centran en la variación de los resultados. Sin embargo, la varianza no es un predictor confiable, ya que solo muestra la diferencia entre los costos y el programa reales y planificados. (De hecho, la varianza es incluso aceptable en porcentajes más pequeños).
En cambio, la predictibilidad del proyecto se centra en la puntualidad de la información en el ciclo de un proyecto, cuando se identifican cambios probables en el resultado.
En la industria de la ingeniería y la construcción, por ejemplo, se estima que el 98% de los megaproyectos exceden el presupuesto por más del 30%.. ¿Cuánto de esto podría evitarse prediciendo los excesos de forma anticipada y resolviéndolos rápidamente?
¿Por qué es importante la predictibilidad del proyecto?
La creación de procesos y sistemas que mejoran la predictibilidad de los proyectos es fundamental para el éxito de una organización de muchas formas.
Los pronósticos oportunos brindan tiempo suficiente para corregir el rumbo, lo que aumenta la probabilidad de lograr los objetivos y reduce la variación de los resultados. La respuesta a un pronóstico preocupante podría ser descartar algunos requisitos, modificar los casos comerciales existentes o incluso descartar el proyecto. Sin embargo, los líderes sénior anteriores tienen la oportunidad de tomar estas decisiones difíciles, mejor para la organización; esto puede generar ahorros de costos significativos, así como un mayor retorno del capital empleado (ROCE) y costos de oportunidad ahorrados.
Otra razón por la que la predictibilidad del proyecto es importante es la credibilidad organizacional. Las demoras crónicas y los sobrecostos pueden tener un impacto negativo en la percepción de la empresa. Para los contratistas en particular, cuanto más se dañe la reputación, más difícil será ganar proyectos futuros. Si los problemas continúan durante algún tiempo, incluso pueden reducir el valor para los accionistas y provocar la caída de una organización.
La predictibilidad garantiza que las organizaciones sean conocidas por su excelencia en la ejecución, no por tapar pozos emergentes.
Los pilares de la predictibilidad del proyecto
Lograr la predictibilidad del proyecto requiere una base sólida de mejores prácticas. Es un proceso continuo que requiere un compromiso a largo plazo, desde los altos ejecutivos hasta todos los empleados de la cadena. También requiere incentivos y una cultura de toma de decisiones basada en datos.
Estos son los cinco componentes básicos de la predictibilidad del proyecto:
1. Gestión de la cartera
El objetivo de la gestión de cartera de proyectos (PPM) es identificar la combinación óptima de proyectos que pueden ofrecer el máximo valor estratégico a la organización.
Para determinar la cartera adecuada, los proyectos se examinan minuciosamente y se clasifican y califican para medir su contribución potencial a la organización. También ayuda a compararlos con indicadores anteriores para llegar a métricas anticipadas del desempeño del proyecto.
El análisis de la disponibilidad de recursos es una parte crucial de este pilar, ya que es necesario comprender la capacidad de los recursos y compararla con la demanda de la cartera. De esta manera, es posible estimar si hay obstáculos inminentes durante la ejecución. En caso de que los recursos no estén disponibles como se esperaba, las organizaciones pueden planificar según se necesite. Por ejemplo, puede contratar nuevas personas, mover recursos de otros proyectos como solución alternativa, tener más presupuesto para comprar nuevos equipos, etc.
2. Gestión de proyectos y contratos
Profundizando más en las carteras, pasamos a la gestión de proyectos y contratos. En el contexto de la predictibilidad, el enfoque aquí es integrar las funciones de cambio y riesgo con el resto de la plataforma del proyecto. Este pilar es un reconocimiento de la dinámica cambiante en los proyectos y un cambio en los supuestos que existían al principio a la hora de decidir sobre la cartera. Estos cambios deben abordarse rápidamente para causar un impacto mínimo en los proyectos en curso.
Al gestionar los cambios, los riesgos y los problemas como parte de una plataforma tecnológica integral, puede evaluar automáticamente el impacto en el rendimiento y los pronósticos del proyecto y, por lo tanto, responder a ellos lo antes posible. También brinda la oportunidad de conectar datos de proyectos en vivo con métricas de predictibilidad.
3. Controles de proyectos y contratos
El objetivo de este pilar es aplicar controles más estrictos mediante la integración de funciones de proyecto de un extremo a otro, incluida la contabilidad, la programación, la gestión de recursos, las adquisiciones y la elaboración del presupuesto En lugar de utilizar soluciones en silos fragmentadas para cada una de estas funciones, tener una solución consolidada (una plataforma, un inicio de sesión, un enfoque de base de datos) garantiza que los datos se compartan entre diferentes departamentos de proyectos y aumente la visibilidad general.
El uso de la integración nativa y automatizada garantiza que los gerentes de proyecto reciban alertas y análisis de datos casi en tiempo real que pueden impulsar acciones correctivas de manera oportuna. Además, proporciona transparencia y promueve una cultura que respalda el análisis de escenarios hipotéticos y profundiza en la causa raíz de las tendencias.
4. Gestión de desempeño
Para derivar un modelo de predictibilidad confiable, debe evitar los métodos monolíticos de pronóstico justo a tiempo en favor de métodos que ajustan constantemente los pronósticos regularmente durante la ejecución del proyecto.
Para lograr esto, es importante recopilar datos de progreso confiables de fuentes internas y externas en tiempo real, recopilarlos y asignarlos al impacto real en los costos y los retrasos en la programación.. Este proceso de medición del progreso de múltiples métodos permite que se asigne la fuente correcta de progreso al entregable del proyecto.
El otro aspecto de la gestión del rendimiento es proporcionar métricas en el momento adecuado: antes de que sea demasiado tarde para reaccionar. La creación de herramientas visuales, como paneles, puede ayudar a compartir información con las partes interesadas relevantes de forma continua.
5. Medición de predictibilidad
Para medir con precisión la predictibilidad, los proyectos deben emplear métricas que brinden visibilidad de los programas de pronóstico. El Instituto de la Industria de la Construcción (CII) recomienda dos índices de predictibilidad: Puntualidad de costo normalizada (PCN) y predictibilidad de costos (PC = PCN x % de desviación de costo). Mientras que la PCN mide la puntualidad del pronóstico, PC es una indicación de la precisión de los pronósticos al considerar el tamaño de las variaciones.
Si crea un gráfico de burbujas que traza PCN contra PC, desea estar en el extremo inferior del cuadrante con un PCN bajo (que apunta a menos tiempo para predecir) y un PC bajo (menos desviación del pronóstico). Estos gráficos pueden dar una idea clara de cómo los proyectos pasados y presentes se comparan entre sí.
La medición de la predictibilidad también consiste en integrar la previsión con incentivos. Esto puede incluir incentivos directos (como bonificaciones de proyectos vinculadas a informes tempranos y precisos) e incentivos indirectos (como correlacionar la competencia y la integridad de una persona con una alta previsibilidad). Por muy controvertidos que sean, los incentivos de predictibilidad de los proyectos tienden a servir como un regulador clave del comportamiento y los sesgos humanos, una de las principales causas de los excesos de los proyectos.
Mejores prácticas en la predictibilidad de proyectos
Aunque la predictibilidad es un concepto intuitivo, implementarlo en campo puede ser una tarea enorme cuando las organizaciones ejecutan cientos o miles de proyectos simultáneamente. Además, aquí entran en juego múltiples factores, como la dependencia de recursos, el compromiso del cliente, los requisitos y el presupuesto. Cualquiera de estos factores podría cambiar, haciendo que todo el proceso de predictibilidad sea aún más complejo.
A continuación, se muestran algunas prácticas recomendadas para ayudar a abordar el desafío de la predictibilidad:
Establecer los cinco pilares de la predictibilidad
Una parte importante de este proceso es lograr que los cinco pilares (gestión de cartera, gestión de proyectos y contratos, controles de proyectos y contratos, gestión del desempeño y medición de la predictibilidad) funcionen de forma eficaz. Como estos son los bloques fundamentales que permiten la predictibilidad, es importante hacerlos bien e integrar los datos de estos pilares con el ciclo de vida completo del proyecto.
Promueva una cultura de transparencia
Lograr la predictibilidad está estrechamente ligado al factor humano, que incluye no solo a las personas del proyecto, sino también a la cultura organizacional y la estructura de incentivos construida en torno a los proyectos.
Por ejemplo, la recompensa de la mayoría de los proyectos es terminar las tareas a tiempo y dentro del presupuesto. Entonces, si un miembro del equipo identifica un problema en la etapa del 20% del proyecto, no tiene ningún incentivo para informarlo en ese momento. El sesgo del optimismo se activa y él cree que de alguna manera puede terminar el proyecto a tiempo. En realidad, la situación empeora y el problema se informa cuando el proyecto está al 70%, cuando es demasiado tarde para tomar medidas correctivas. Los informes tardíos también tienen posibles ramificaciones negativas, como la culpa, la microgestión y quizás incluso, eventualmente, una cultura de equipo tóxica.
Por lo tanto, es importante asegurarse de que los incentivos se alineen con su enfoque hacia la predictibilidad del proyecto. Si el objetivo es sacar a la luz los problemas potenciales antes, proponga incentivos a quienes informen sobre situaciones negativas de forma anticipada y refuerce esta expectativa en reuniones y conversaciones personales a lo largo de la vida del proyecto.
Aproveche los índices de predictibilidad
El análisis de la varianza de los resultados por sí solo no es suficiente para mejorar la predictibilidad del proyecto. Como alternativa, CII introdujo el índice de predictibilidad. Este índice mide la capacidad de un equipo de proyecto para predecir el costo y el desempeño del programa mediante la evaluación de tres competencias básicas:
- Puntualidad de las previsiones
- Precisión de las previsiones
- Desviaciones en la finalización
Calcular estas métricas ayuda a las organizaciones a tener una idea de qué tan bien están funcionando sus proyectos en la escala de predictibilidad, lo que indirectamente indica qué tan bien se están ejecutando los proyectos sin sobrecostos.
Utilice la tecnología como facilitador
La tecnología puede funcionar como un medio transformador para la previsibilidad del proyecto. Sin embargo, debe combinarse con otros factores, como las personas y los procesos.
Según KPMG, el eslabón perdido en la transformación del desempeño de las organizaciones impulsadas por proyectos es la integración de personas, gobernanza y tecnología. Esta integración puede marcar una gran diferencia en el éxito de los proyectos.
El uso de una plataforma de desempeño de proyectos empresariales puede ayudar a respaldar la predictibilidad en las carteras de proyectos y en la organización en general. Por ejemplo, considere una plataforma que contenga todos los datos de los cinco pilares y pueda calcular automáticamente índices de predictibilidad entre bastidores, aplicar múltiples métodos de pronóstico y señalar áreas problemáticas que necesitan más investigación.
Las organizaciones pueden beneficiarse enormemente de una solución que funciona como un centro de datos de proyectos central, recopila datos de miles de proyectos internos y de toda la industria durante años y utiliza estos datos para mejorar la predictibilidad.
Datos comparativos de predictibilidad
Información del proyecto de evaluación comparativa contra un conjunto más amplio de datos es muy importante para reconocer los problemas y hacer sonar las alarmas antes. También es un método útil para medir y comparar con otros proyectos, regiones, unidades de negocio, etc.
Sin embargo, la evaluación comparativa no es fácil de implementar porque no siempre es una comparación exacta cuando se trata de diferentes proyectos. La mayoría de las organizaciones no tienen suficientes datos ni experiencia para hacerlo, y los equipos suelen preferir no compartir datos.
Aquí es donde las plataformas de rendimiento de proyectos empresariales pueden resultar útiles. Al ofrecer un método simplificado para recopilar métricas basadas en la predictibilidad en todas las organizaciones, pueden consolidar y analizar grandes volúmenes de datos. También tienen la funcionalidad de normalizar datos de métricas para factores externos, como cambios regulatorios y eventos de riesgo imprevisibles.
Desafíos comunes para la predictibilidad de proyectos
Hay varias razones por las que los proyectos tienen poca predictibilidad. Para empezar, podemos agruparlos en dos grupos: comportamiento humano y diseño sistémico.
Comportamiento humano
En su informe sobre la mejora de los resultados y la predictibilidad del proyecto, CII identificó el comportamiento humano como el factor más importante que contribuye a los excesos de proyectos, superando a los sospechosos habituales: planificación, desarrollo del alcance y problemas de gestión de proyectos.
El sesgo de optimismo, la mentalidad de las personas que creen que los excesos de los proyectos se pueden recuperar de alguna manera a su debido tiempo, es un ejemplo de cómo el comportamiento humano puede afectar negativamente a los proyectos.
Otra dimensión del comportamiento humano es la atención insuficiente a los detalles. Esto podría traducirse en una falta de asignación de recursos, una gestión deficiente de los cambios y los riesgos o un enfoque relajado en los controles de procesos y proyectos. A medida que los proyectos crecen en escala, errores como estos podrían volverse imposibles de corregir o administrar.
Diseño sistémico
La falta de voluntad para dar malas noticias está ligada a la baja transparencia y responsabilidad en las organizaciones. Plantea la cuestión de si existen sistemas de informes fundamentales, así como si las organizaciones tienen los procesos y sistemas adecuados para capturar una única versión de la verdad en medio del caos.
Otro desafío común es la poca madurez organizacional. La poca madurez podría ser el uso de un enfoque básico y sencillo para la planificación, estimación y gestión de riesgos de proyectos, sin considerar las complejidades del entorno. O, el uso de procesos y sistemas en silos en varios proyectos que hace que sea muy difícil para las personas comparar métricas en todos los ámbitos, lo que luego resulta en datos insuficientes para tomar decisiones sensatas.
Muchos problemas sistémicos se pueden atribuir a la falta de una plataforma de desempeño de proyectos empresariales con las herramientas para consolidar datos y aprovechar el desempeño pasado. La adopción de una plataforma de software de este tipo puede proporcionar el mecanismo para ajustar el comportamiento humano al hacer que los equipos revelen los problemas antes, destacando las áreas de riesgo con anticipación y vinculando las métricas del proyecto al sistema de recompensas.
Cómo lograr la predictibilidad de proyectos de clase mundial
La mayoría de las organizaciones cuentan con algunos sistemas para capturar las malas noticias desde el principio. CII informa que, en promedio, los informes de variación solo están en el 65% de la finalización del proyecto. Esta desafortunada estadística da una idea de por qué los proyectos sobrepasan constantemente su programa y costo.
Para ampliar los límites de la predictibilidad y preparar las carteras de proyectos para el éxito, aquí hay algunos consejos sobre cómo empezar:
- Adopte todos los pilares de la predictibilidad.
- Habilite estos pilares con una plataforma de tecnología empresarial.
- Implemente las mejores prácticas señaladas anteriormente.
- Combine las mejores prácticas listas para usar con los propios datos y procesos comerciales de su organización.
- Automatice los análisis de integración, generación de informes y predictibilidad.
- Promueva comportamientos transparentes y proactivos.
- Establezca esquemas de incentivos que alienten a los equipos a revelar las malas noticias con anticipación.
La predictibilidad como métrica progresiva
A pesar de todo el énfasis en la predictibilidad, debe reconocerse que actualmente actúa como una métrica «retrospectiva». El futuro está en desafiar el status quo y convertir estas métricas en indicadores predictivos.
Ciertamente, es posible lograr esto cuando las empresas utilizan las plataformas de desempeño de proyectos en su máxima capacidad. Al agregar datos (por ejemplo, información de estado no estructurada, información sobre riesgos y problemas, evaluaciones de competencia del equipo) en cientos de proyectos y aplicar una combinación de aprendizaje automático y análisis de big data, estas métricas de predictibilidad anteriores pueden servir como herramientas analíticas predictivas.
Vea cómo EcoSys puede ayudarle a generar más predictibilidad en sus proyectos y su organización.