コンストラクションプロジェクトマネジメント：定義、プロセス、その他

数百万ドルがかかっている建設プロジェクトでは、コストのかかるミスを避けることが何よりも優先されます。時間的にも金銭的にも厳しい条件の中で、あらゆる事態を想定して行動しなければなりません。

石油やガスの精製所の建設、発電所の建設、最先端のインフラの整備など、建設プロジェクトマネジメントは、このような作業を支援します。コンストラクションプロジェクトマネジメントは、計画、設計、リソース管理、予算配分など、建設プロセス全体を効率的かつ順調に進めるために役立ちます。

今すぐコンストラクションマネジメントを始めるための方法をご紹介します。

コンストラクションプロジェクトマネジメントとは？

コンストラクションプロジェクトマネジメントとは、プロジェクトの発案から完成までのライフサイクルの各段階を指揮し、組織することです。これは、プロジェクトを時間通りに、予算内で提供することを目的とした全体的な実践です。コンストラクションプロジェクトマネジメントは、コスト管理、スケジューリング、調達、リスク評価など、多くの重要な問題に対処しなければならない複雑な分野です。プロジェクトマネージャーは、建築家、オーナー、コントラクターなど、建設プロジェクトに関わるすべてのチームメンバーと関わります。

コンストラクションプロジェクトマネジメントの責任者は？

コンストラクションプロジェクトマネジメントには、ファイナンシャルプランナー、経営幹部レベルの管理職から、コントラクター、エンジニア、現場の従業員など、さまざまなメンバーが参加します。しかし、このプロセスにおいて、プロジェクトマネージャーほど重要な存在はありません。プロジェクトマネージャーの役割は、コントラクター、社内でプロジェクトを処理するオーナー、あるいは専任のコンストラクションマネージャーが担うこともあります。

プロジェクトマネージャーの目標は、建設プロセス全体が計画通りにスムーズに進むようにすることです。過密なスケジュールを管理し、予算内に収め、リソースを配分し範囲を逸脱しないようにし、品質を確保する責任があります。また、リアルタイムでリスクを評価し、ステークホルダーに情報を提供します。情報を一元化し、コミュニケーションを円滑にすることで、通常では考えられないような効率的なプロセスを可能にするのがプロジェクトマネージャーです。

コンストラクションプロジェクトの5つのステージとは？

コンストラクションプロジェクトを成功させるためには、建設プロジェクトの5つの主要ステージを理解することが必要です。

1. 企画・開発

プロジェクトを進めるかどうかの判断は、建設プロセスの最初で最も重要な部分です。始まったばかりのプロジェクトを中断するのはコストがかかりますし、プロジェクトが進めば進むほど、潜在的な損失は大きくなります。実現可能性調査、資金計画、プロコン表、ステークホルダーからの広範な意見が不可欠です。これらの手法やその他の手法を用いて、以下のような、プロジェクトに関する重要な質問に答えることができます。

ポジティブなROIをもたらすか？
関連するリスクは制御可能か？
自社のポートフォリオに合っているか？

これらの質問やその他の関連する質問に答えるためには、しっかりとしたデータ分析から得た洞察と、チームの主要なステークホルダーからのフィードバックを組み合わせて使用します。アナリティクスは、意思決定者にプロジェクト案の客観的な視点を提供し、チームメンバーからの幅広い意見は、他の方法では気づかない潜在的な問題を発見するのに役立ちます。

2. 設計

プロジェクトが決まると、いよいよクリエイティブな作業に入ります。設計段階では、プロジェクトの基本的なコンセプトから、最終的なデザインを示す詳細な設計図までを作成します。設計は、最初のスケッチから完成した図面や仕様書へと発展していきますが、それぞれの反復は、スケジュールを念頭に置き、コストをコントロールしながら、プロジェクトの要件を満たすものでなければなりません。

設計が確定して承認されると、いよいよプレコンストラクションの段階へと進みます。

3. プレコンストラクション

プレコンストラクションでは、建設プロセスをガイドするロードマップを作成します。それは、全員が何をすべきか、いつまでにやるべきか、どのように達成すべきか、どのくらいの費用がかかるのかを示す、プロジェクトの作戦を構築することです。すべての関係者が計画を守り、それぞれの役割を完璧に遂行すれば、時間通りに、規格通りに、予算内でプロジェクトを完成させることができます。

プレコンストラクションには、さまざまな重要な作業があります。その中でも特に重要なものは以下の通りです。

リソースの定義と割り当て。
コンパクトな予算案の設定。
タイムラインと締め切りの作成。
作業の分配。
WBS(作業分解構成図)やOBS(組織分割構成)などのツールを用いて、作業や業務をマッピングします。

また、リスクアセスメントやコンティンジェンシープランニングもプレコンストラクションの大きな要素です。コンストラクションプロジェクトでは、計画通りに事が運ぶことはほとんどありません。多くの場合、コントロールできない要因があるため、プロジェクトマネージャーやステークホルダーは、物事がうまくいかない場合に備えなければなりません。積極的に行動すればするほど、問題が発生したときに元に戻そうとするために費やす時間、費用、リソースを減らすことができます。

4. 調達

調達とは、プロジェクトを完遂するために必要な資材やサービスを調達し、購入し、輸送することです。この段階で予想外のコスト超過を最小限に抑えるために、調達担当者やサプライチェーン担当者は計画段階で意見を述べる必要があります。とはいえ、価格は市場の変化に左右されるため、多少の変動は避けられません。しっかりとした建設前の計画によって、このリスクを可能な限り考慮する必要があります。

地方、地域、あるいはグローバルな市場から素材を調達することには、メリットとデメリットがあります。現地での調達は時間がかからないかもしれませんが、コストが高くなる可能性があります。一方、安価な材料を長距離で輸送する場合は、遅延やサプライチェーンの中断の影響を受けやすくなります。徹底的なリサーチを行い、予算やスケジュールに合わせて適切なオプションを選択します。

どのタイミングで調達を行うかは、もう一つの大きな決断です。建設プロジェクトが始まる前に調達を完了させるのではなく、プロジェクトの進行に合わせて必要なリソースを入手することで、進化する要求に応えることができます。この戦略は、柔軟性を高め、保有コストを削減し、流動性を保つことができますが、出荷の遅れや不足により、プロジェクト全体が停滞するリスクがあります。また、価格上昇の可能性にもさらされます。どのような方法であっても、発注書を建設計画に合わせて作成し、状況の変化に応じて予算とスケジュールを維持するために不測の事態に備えます。

5. 建設

さて、計画を立て、全員が自分の仕事を理解し、開始するのに必要なリソースが揃いました。これで工事が開始できます。この段階では、これまでの準備や計画が実を結び、建設プロセスがスムーズに進み、無事に終了することができます。もちろん、どんなに綿密な計画を立てても、すべての問題を予測することはできません。そのため、この段階では定期的に進捗状況を確認し、評価することが重要です。

新しい状況や目標のために調整が必要になったとき、変更管理が必要になります。プロジェクトマネージャーは、プロジェクト計画のパラメーター内で、必要に応じて適応しなければなりません。変更の影響を分析し、プロジェクトへの影響を最小限に抑えることができる変更管理ソリューションを探します。

4つのコアとなるコンストラクションプロジェクトマネジメントプロセス

コンストラクションプロジェクトの主な段階を理解した上で、コンストラクションマネジメントをどのように活用するかを考えてみましょう。これらのコンストラクションマネジメントのプロセスは、プロジェクトを最初から最後までスムーズに進めるための鍵となります。

1. アイディエーションと調査

アイディエーションは、プロジェクトのライフサイクルのうち、企画・設計を行うフロントエンドローディング（FEL）の一部です。それは、あるプロジェクトが、自社の現在および将来のプロジェクト・ポートフォリオに合致しているかどうかを、ステークホルダーが細部にわたって精査することです。提案されたプロジェクトは、ROI、適用される規制、既存のプロジェクトとの統合、リスクなどの観点から、意味のあるものでなければなりません。

このプロセスでは、厳密な調査とデータに基づいた分析により、アイデアがプロジェクトの提案へと洗練されていきます。資本計画、実現可能性調査、ブレインストーミング、財務分析など、この段階では様々な作業が行われます。プロジェクトを検討する際には、できるだけ多くのチームメンバーから積極的に意見を求め、組織のポートフォリオに包括的に合致しているかどうかを確認します。

アイディエーションの主な目的の一つは、リスクを管理可能なレベルに保ちながら、価値の高いプロジェクトを安定的に生み出すことです。大きなROIが得られる可能性があるものの、大きなリスクを伴うプロジェクトは、安全で安定した投資のポートフォリオには合わないかもしれません。仮にそうなったとしても、プロジェクトのライフサイクルを通じて、より大きな注意とメンテナンスが必要になります。

2. プロジェクトの定義と計画

プロジェクトが決定したら、範囲からの逸脱を防ぎ、プロジェクト開始後にチームが一致団結するために、詳細を詰めていきましょう。この段階では、プロジェクトの範囲、実現可能なタイムライン、必要なリソース、合理的で正確な予算、KPI（重要業績評価指標）など、重要な内容に取り組む必要があります。この段階では、できるだけ多くの関係者からのフィードバックを得ることを優先し、プロジェクトに必要な人材を決定します。

3. 役割分担の決定

建設プロジェクトには多くの関係者が関わるため、それぞれの役割を明確にする必要があります。そうすることで、全員の責任が明確になり、チームメンバーに責任を持たせることができ、混乱や遅延を防ぐことができます。チームメンバー全員が、プロジェクトにおける自分の役割とタスクの達成方法を理解していれば、冗長性がなくなり、タスクの漏れがなくなります。

4. 建設計画の最終決定と実行

実際に工事が始まる前に、プロジェクトマネージャーは適切なステークホルダーと会合を持ち、計画を見直し、全員が同じ考えを持っていることを確認する必要があります。プロジェクトが進むにつれ、予期せぬ困難や変更に直面する可能性は十分にありますが、建設が始まる前に明確な賛同を得られなければ、新たな問題に直面することは確実です。

建設が始まると、プロジェクトマネージャーは、プロセスを調整して効率的に進めるためにあらゆる努力をしなければなりません。これは、進捗状況を厳密に測定し、追跡することを意味します。プロジェクトマネージャーの約56%が持っていないリアルタイムで更新される関連性のある包括的なKPIは、プロジェクトのパフォーマンスとステータスに関する非常に貴重な洞察を提供します。 KPIは、プロジェクトを一目で効率的に監視し、軌道を外れていないかどうかを確認する手段となるため、適切なKPIを選択することが重要です。予算、調達、その他のプロジェクトの重要な側面の現状に関するデータがあれば、コストを管理し納期を守るために必要な洞察を引き出すことができます

建設プロジェクト管理の課題への対応

建設プロジェクト管理には、さまざまな課題があります。ここでは、その中でも代表的なものと、それを克服するためのヒントをご紹介します。

コミュニケーションとドキュメント管理

建設プロジェクトでは、全員のコミュニケーションを維持することは容易ではありません。また、すべてのプロジェクト文書をアクセス可能な状態で正確に保管することは、さらに困難です。しかし、コミュニケーションや文書管理の不備がもたらすリスクは、無視できないほど大きいものです。

変更指示から継続的な調達まで、たった一つの重要なプロセスを遅らせるミスコミュニケーションは、プロジェクト全体を停止させ、コスト超過を招き、当事者間の対立を引き起こす可能性があります。電子メール、チャット、電話など、さまざまなチャネルでのコミュニケーションを管理するための課題を解決するために一元化した情報とコミュニケーションを単一のプラットフォームに集約するソフトウェアソリューションを提供します。

プロジェクトマネージャーは、頻繁なコミュニケーションを促進するとともに、ドキュメントの管理にも責任があります。コントラクター、保険会社、オーナーなどの関係者は、信頼できる単一の真実の情報源を必要としています。現在の文書管理システムを検証し、既存の文書を一元化し、プロセスを標準化し、必要な機能を備えた2文書管理ソリューションを活用することで、成功する文書管理プロセスの構築を始めることができます。

見積作成

建設工事において、コスト、必要なリソース、スケジュールを見積もることの複雑さと重要性は、いくら強調しても足りません。建設業界は利益率が低いため、わずかな見積もりミスでもプロジェクトの損失につながります。発電所建設のような大規模なプロジェクトのコストを見積もる際に、大幅な誤差があると、膨大な埋没費用を抱えたまま、プロジェクトが途中で中止になってしまうことさえあります。価格の変動、通貨の下落、材料の不足などの要因により、見積もりは不正確なものとなりますが、これらすべての変数を考慮し、見積もりをできる限り正確にするための予測ツールがあります。

サイロ化されたデータ

データが分散していてアクセスしにくいと、ミスコミュニケーションが多発し、プロジェクトが計画通りに進まないことがあります。データサイロは、コスト管理、プロジェクトのタイムライン、リスク評価などに影響を与えます。もし、コントラクターがすでに入手可能な情報を待っていたり、情報なしで進めようとしたりすると、お客様は遅延を余儀なくされ、なす術がありません。

データサイロを解消するためには、関連情報の一元化と統合を容易にするデータ管理ソリューションを採用する必要があります。最高のツールは、すべてのシステムを接続し、データがどこにあってもチームが素早くアクセスできるようにします。

リスク評価と変更管理のためのリアルタイムデータの欠如

チーム内でデータを共有しても、情報が古くなっていては意味がありません。建設プロジェクトは、その性質上、進行中の作業であるため、新たな展開を把握し、発生した課題に対処するためには、リアルタイムのデータが必要です。ここでも、適切なソフトウェアソリューションが答えとなります。選択したプラットフォームは最新のダッシュボードやレポートによって、データへのアクセスを容易にするものでなければならず、ツールを提供して、ワークフローの可視化や意思決定の影響を確認する必要があります。

コンストラクションプロジェクトマネージメントを容易にする

コンストラクションプロジェクトマネージメントは、チームの連携を保ち、成功へと導きます。しかし、上記のようなプロジェクトマネージメントの手法をすべて自分で適用しようとすると、挫折してしまいます。効果的なプロジェクトマネージメントのメリットをできるだけ早く実現するためには、適切なソフトウェアが必要です。

コンストラクションプロジェクトマネージメントソリューションは、予測の改善、情報の一元化、効率の向上、低コストの維持を可能にします。 EcoSysが提供する最高クラスのエンタープライズプロジェクトパフォーマンスソリューションは、お客様のプロジェクトを支援します。リスクを軽減し、エラーを排除し、コミュニケーションを促進する使いやすいプラットフォームにより、お客様の負担を軽減します。 EcoSysがお客様の次のコンストラクシプロジェクトをどのように成功させることができるのか、詳細について今すぐお問い合わせください。