Cronograma no gerenciamento de projetos: Um guia para cronograma de projetos
Quando projetos ficam atrasados ou ultrapassam o orçamento, eles afetam o sucesso e o crescimento da sua empresa. Alguns fatores estão fora do controle de qualquer um, porém, desenvolver um cronograma de projeto preciso é algo que toda empresa pode e deveria priorizar. O cronograma de projetos mantém membros da equipe alinhados aos principais detalhes do projeto, como tarefas a serem realizadas, prazos, o escopo do projeto, custos e muito mais.
É claro, apesar de o cronograma no gerenciamento de projetos ser simples, desenvolver um cronograma de projetos verdadeiramente realista e eficaz é mais difícil do que parece. É necessário coletar e analisar os dados necessários, obter recomendações das partes interessadas relevantes e estabelecer uma linha do tempo precisa na qual todos confiem. Naturalmente, quanto maior o projeto, mais difícil e complexa será o cronograma. Para entender o processo de construir programações de projetos, vamos começar definindo como o cronograma se encaixa no conceito geral de gerenciamento de projetos.
O que é o cronograma no gerenciamento de projetos?
No gerenciamento de projetos, cronograma é o processo de definição de um projeto em detalhes e de criação de um plano para quando e como ele será concluído. Construir um cronograma de projeto, incluindo uma linha do tempo com prazos claros para cada tarefa, proporciona visibilidade aos membros da equipe sobre o trabalho que eles devem realizar e mantém todos envolvidos e alinhados.
Cronogramas de projetos são divididos em tarefas e marcos. O cronograma também deve identificar todos os recursos necessários para concluir o projeto e estabelecer uma linha do tempo para a conclusão. Restrições e dependências realistas devem ser consideradas durante essas etapas, já que cada uma é crítica para fins de gerenciamento de custos.
A programação no gerenciamento de projetos pode ser desgastante, porém, criar um cronograma de divisão de trabalhos antecipadamente pode ajudar. Uma estrutura de divisão de trabalhos assume a forma de uma representação visual do escopo e dos entregáveis do projeto. Ela permite que a equipe inteira visualize as tarefas necessárias para concluir o projeto em um olhar rápido e oferece uma base sólida para concluir o cronograma do projeto.
Programação de projetos versus planejamento de projetos
A programação e o planejamento de projetos andam lado a lado, porém, são processos distintos. O planejamento de projetos é um processo de alto nível que envolve definir a estrutura global de um projeto. Com frequência, envolve criar uma estrutura de divisão de trabalhos e ocorre antes do cronograma do projeto. O cronograma do projeto aprofunda-se nos detalhes de um projeto, como tarefas a serem realizadas e linhas do tempo específicas.
Os benefícios do cronograma no gerenciamento de projetos
O cronograma no gerenciamento de projetos pode ter um grande impacto na produtividade de uma empresa. Temos aqui apenas algumas das vantagens de criar um cronograma de projeto eficaz:
Alinhar todos os membros da equipe aos objetivos do projeto
Sem um cronograma do projeto, sua equipe não saberá o que deve fazer ou quando fazer. O cronograma mantém todos alinhados e avançando rumo ao objetivo do projeto rapidamente ao eliminar ambiguidades. Quando funcionários podem transitar rapidamente de uma tarefa para a próxima e é necessário repassar seu trabalho para o próximo membro da equipe, os projetos são concluídos dentro do prazo e do orçamento.
Identificar bloqueios precocemente
Não há nada pior do que chegar na metade do caminho em um projeto e encontrar um obstáculo inesperado. Além das despesas adicionais e do tempo que levará para superar o novo desafio, há o risco de que você terá que refazer parte do projeto que já concluiu. Estabelecer uma programação robusta antecipadamente ajuda a identificar problemas potenciais e preparar-se para eles antes de perder o controle do seu projeto.
Certificar-se de alocar recursos suficientes
Você precisa saber com certeza quais recursos serão necessários para finalizar um projeto com sucesso, desde orçamentos até materiais, mão de obra e equipamentos. Uma programação de projeto detalhada ajuda a garantir que você não esqueceu de qualquer etapa necessária e que sabe exatamente do que precisará para concluir o projeto conforme o esperado.
Cada um desses benefícios leva a resultados positivos adicionais para a sua empresa. Por exemplo, quando a sua organização capacita membros de equipe com visibilidade sobre os objetivos do projeto e com as ferramentas necessárias para o sucesso, eles ficarão ainda mais motivados para realizar suas tarefas. Funcionários motivados e engajados são um dos ativos mais valiosos que qualquer empresa pode ter, e servem como exemplos a serem seguidos para todos na sua organização.
Como visualizar cronogramas de projetos
Há muitas maneiras diferentes de visualizar cronogramas de projetos, e isso é uma coisa boa. Afinal, cada projeto é diferente e membros da equipe podem preferir determinadas visualizações ao invés de outras. Gráficos de Gantt, listas de tarefas e calendários são três das maneiras mais comuns para visualizar cronogramas de projetos:
- Gráficos de Gantt. Um gráfico de Gantt divide o cronograma do projeto ao estilo do gráfico de barras, com as barras representando a linha do tempo na qual cada tarefa deve ser iniciada e concluída. Tipicamente, datas são dispostas no eixo X e marcos/tarefas são dispostos no eixo Y.
- Listas de tarefas. Listas de tarefas não utilizam gráficos, mas são um formato simples e limpo para visualizar um cronograma de projeto.
- Calendários. Calendários servem como uma maneira familiar para membros da equipe visualizarem datas de início e fim das tarefas, enquanto também oferecem uma maneira fácil de visualizar a linha do tempo do projeto inteiro.
Seis passos para o processo de cronograma de projetos
Um cronograma de projeto de qualidade é o resultado de um processo minucioso e eficaz. Siga estas seis etapas para um cronograma de projeto bem-sucedido.
1. Defina o projeto
Se você concluiu o planejamento do projeto na forma de uma estrutura de divisão de trabalhos antes de iniciar o processo de cronograma do projeto, isso será útil durante esta etapa. Tome a estrutura que você construiu para o projeto e defina as tarefas e os marcos necessários para concluir o trabalho. Apesar de não ser desejável desperdiçar tempo definindo as etapas de cada fluxo de trabalho envolvido ao construir o seu cronograma, é necessário ser granular o suficiente para separar casa tarefa e garantir que a sua linha do tempo seja precisa.
2. Sequenciar tarefas e marcos do projeto
Após determinar quais tarefas e marcos são necessários para concluir o projeto, será necessário colocá-los na ordem correta. Determinadas tarefas podem depender da conclusão de tarefas anteriores. Se uma dependência não for considerada durante esta etapa, outros membros da equipe terão que aguardar para concluir suas tarefas, afetando a linha do tempo. Mesmo se não houver dependências, os membros da equipe precisam saber quando será esperado que realizem tarefas específicas.
3. Definir o caminho crítico
O caminho crítico refere-se a sequência de tarefas mais longa que deve ser concluída em tempo para evitar atrasar o cronograma inteiro. Um atraso em qualquer uma dessas tarefas adiará a conclusão do projeto pelo mesmo período. Definir com precisão o caminho crítico garante que você saberá quais tarefas devem ser concluídas e quando, para manter o projeto dentro do cronograma. É necessário considerar as dependências identificadas acima ao definir o caminho crítico. Também é aconselhável consultar os membros da equipe que estarão realizando as tarefas relevantes.
4. Alocar os recursos necessários
Os membros da equipe precisam de acesso a determinados equipamentos para concluir uma tarefa? A admissão de um novo membro em uma determinada equipe ajudará a concluir suas tarefas atribuídas com maior rapidez? Colete os dados necessários para entender totalmente as demandas de recursos do projeto e os limites de capacidade da sua organização, e trabalhe para alinhá-los de modo que o seu cronograma seja tangível. Considerar o custo de recursos, bem como qualquer tempo adicional necessário para obtê-los antes de iniciar o projeto, ajudará a manter seu cronograma atrelado à realidade.
5. Construir uma linha do tempo
Agora você está pronto para construir a sua linha do tempo com datas sólidas para cada parte do projeto. A sua linha do tempo deve refletir o caminho crítico e as sequências estabelecidas acima para acomodar qualquer restrição ou dependência identificada. E não se esqueça de considerar finais de semana, folgas programadas de membros da equipe, feriados e outros fatores que possam afetar as horas de trabalho disponíveis. Apesar de ser esperado que o seu cronograma evolua devido a alterações no escopo, a variações inesperadas na produtividade e outros problemas potenciais, é desejável garantir que ele seja o mais preciso possível para começar.
6. Acompanhar o progresso e ajustar o cronograma conforme o projeto avançar
Você completou o seu cronograma e o projeto está em andamento. Contratempos e problemas não previstos certamente ocorrerão, de modo que você deve acompanhar o progresso de cada tarefa e marco. Quando houver indícios de que é necessário realizar ajustes no seu cronograma, realize-os rapidamente para manter tudo sob controle. Estabelecer bons controles de projeto é essencial aqui, para que você possa manter a integridade do seu cronograma até mesmo diante de problemas significativos.
Estratégias para cronogramas no gerenciamento de projetos
Todos os projetos, exceto os mais simples, envolvem muitas partes móveis e tarefas dependentes, logo, é essencial criar um cronograma do projeto que as considera e exibe para todos os membros da equipe. Siga estas dicas para garantir que você está desenvolvendo cronogramas de projeto que contribuem com o sucesso organizacional:
- Envolver as partes interessadas relevantes desde o início. Aproveitar o conhecimento de membros da equipe no campo ajuda a evitar falhas de comunicação, identificar problemas potenciais e garantir que você está criando uma linha do tempo na qual todos confiam.
- Referenciar dados históricos. A prática leva à perfeição e a história se repete! Revise linhas do tempo de projetos anteriores como uma referência. Aprenda com elas para melhorar cronogramas de projeto de maneira consistente.
- Garanta que todas as tarefas (e subtarefas) necessárias sejam incluídas. Tarefas imprevistas, até mesmo a menor delas, podem afetar o escopo do projeto inteiro. É necessário identificar todos os componentes necessários de um projeto para criar um cronograma útil. Apesar de não ser necessário listar o processo utilizado para concluir cada tarefa na sua linha do tempo, se houver subtarefas discretas necessárias para concluir uma tarefa maior, considere-as. Quando disponível, utilize um modelo para ajudar a evitar omissões evitáveis.
- Incorpore folgas para acomodar atrasos. Considere riscos prováveis e improváveis ao cronograma, e incorpore tempo para considerar esses atrasos potenciais para que você não tenha que realizar alterações significativas no cronograma ou no escopo do projeto quando eles ocorrerem. Se a linha do tempo de uma tarefa em especial parecer ambiciosa, pode ser prudente incluir tempo adicional ao cronograma.
- Defina o caminho crítico com clareza. Realizar esta etapa corretamente garantirá uma linha do tempo do projeto precisa e completa. Identificar, priorizar e alocar recursos de tarefas com clareza ao longo do caminho crítico aumentam as chances de concluir o projeto com sucesso.
Encontrando o software de cronograma de projeto correto
Se a ideia de embarcar no cronograma de projetos parecer desafiadora, você não está sozinho. Enquanto organizações que realizam os projetos mais complexos e grandiosos possuem os recursos para aproveitar ferramentas de programação específicas, aquelas que realizam projetos menores são deixadas com maior incerteza.
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