Contrôles de projet : éléments clés, avantages et défis
En dépit d’efforts acharnés et des meilleures intentions, de nombreuses organisations constatent l’échec de projets de grande envergure, et ce, pour plusieurs raisons : un biais d’optimisme, des erreurs d’estimation manuelles, un manque de données historiques, des écarts d’objectifs et bien d’autres facteurs.
Lorsqu’il s’agit de projets d’investissement à grande échelle, 98 % des projets subissent des dépassements de coûts ou des retards. En moyenne, l’augmentation des coûts est estimée à 80 % de la valeur initiale, et les délais sont souvent retardés de 20 mois ou plus.
Quelle est donc la différence entre un projet coûteux, qui a pris du retard, et un projet livré à temps et dans les limites du budget ? Dans de nombreux cas, cette différence s’explique par de bons contrôles de projet.
Que sont les contrôles de projet ?
On désigne par contrôles de projet des processus permettant de collecter et d’analyser les données d’un projet afin de maintenir les coûts et les plannings sur la bonne voie. Les fonctions de contrôles de projet incluent l’initiation, la planification, le suivi et le contrôle, la communication et la clôture des coûts et du calendrier du projet. Les contrôles de projet sont en réalité constitués de processus itératifs permettant de mesurer l’état d’un projet, de prévoir ses résultats probables en fonction de ces mesures, puis d’améliorer ses performances si les résultats prévus sont inacceptables.
Les activités entrant dans le champ d’action des contrôles de projet peuvent inclure :
- L’alignement des projets sur les buts et objectifs du portefeuille/de l’organisation
- L’élaboration d’une structure de décomposition du travail (WBS)
- La collaboration pour les plannings initiaux des projets
- Le développement d’un plan de gestion des risques
- La budgétisation et la prévision de projets
- Le suivi des coûts du projet
- Le recueil de commentaires et le reporting
- L’optimisation des stratégies de projet pour permettre de meilleurs résultats futurs
Alors qu’un projet peut traiter de nombreux paramètres, tels que la qualité, le périmètre, etc., les contrôles de projet se concentrent sur les facteurs de coût et de planning, en surveillant en permanence tout risque pour ceux-ci.
D’un point de vue hiérarchique, les contrôles de projet sont inclus dans la gestion de projet. Un contrôleur de projet peut rendre compte à un chef de projet pour un projet unique ou pour tout un portefeuille de projets. Les contrôles de projet font partie intégrante d’une gestion de projet réussie, car ils alertent les intervenants du projet des problèmes potentiels et leur permettent de corriger le tir, si nécessaire.
Pour que les contrôles de projet soient utiles, ils ne peuvent pas être appliqués par à-coups ou dans le vide. Les activités de contrôles de projet doivent plutôt s’accomplir tout au long du cycle de vie du projet – de la phase de lancement jusqu’à la clôture – afin de surveiller et de contrôler les divers facteurs ayant un impact sur les coûts et le calendrier.
L’imbrication des contrôles de projet avec le reste de la gestion de projet fournit des informations en temps utile, qui permettent aux intervenants du projet de prendre les bonnes décisions, au bon moment.
Processus définissant les contrôles de projet
Les points forts des contrôles de projet résident dans leur approche centrée sur les données et leur souci du détail. Pour un chef de projet, il ne suffit pas de savoir qu’il y a un dépassement des coûts, il faut aussi en connaître les causes profondes, les chiffres précis et la manière de remédier au problème. C’est dans ce contexte qu’une solution de contrôles de projet entièrement intégrée peut améliorer l’efficacité en permettant d’obtenir rapidement des réponses et de savoir quelles performances sont susceptibles de réduire les coûts du projet.
Intéressons-nous plus en détail aux processus qui définissent les contrôles de projet.
La planification du projet
La planification est l’une des étapes importantes de la collaboration entre les contrôleurs et les chefs de projet. Qu’il s’agisse de créer des plans de projet, des plannings, des structures de décomposition du travail ou des estimations des coûts, la planification constitue pour chacun une base de référence pour travailler tout au long du projet.
La budgétisation
L’intégration du processus de budgétisation dans les activités du projet est essentielle pour calculer les coûts avec précision et pour comprendre quand et pourquoi des écarts apparaissent. En échelonnant les budgets dans le temps et en affinant les chiffres, les cadres supérieurs et les membres de l’équipe disposent d’un modèle transparent servant de référence tout au long du projet et permettant de comprendre des flux de trésorerie d’une importance vitale.
La gestion des risques
Les contrôles de projet offrent une approche méticuleuse de la gestion des risques. En identifiant les risques de manière préventive, en les surveillant en continu et en élaborant des plans d’urgence pour traiter et atténuer les problèmes, il devient possible de réduire les répercussions sur le budget et le planning. Cela permet aussi de prévenir certains risques à l’avenir.
La gestion des modifications
Lorsqu’un projet s’écarte des estimations initiales, cela n’est souvent pas dû à un seul facteur, mais plutôt à l’effet cumulatif de plusieurs facteurs qui ont tendance à passer inaperçus. C’est pourquoi la gestion des modifications est essentielle. Le fait de suivre les modifications et de comprendre leur impact tout en suivant un processus clair d’évaluation, d’approbation et de responsabilité permet de maintenir les projets sur la trajectoire prévue.
Les prévisions
En améliorant la précision des estimations à l’achèvement, les contrôleurs et les chefs de projet peuvent mieux comprendre les facteurs actuels de dépassement des coûts et des délais. Une bonne mesure de la progression est un élément essentiel du processus de prévision. Elle sert de comparaison avec les coûts réels et engagés permettant aux contrôleurs de projet de faire des prévisions en utilisant une combinaison de méthodes et de formules de prévision standard. Des mises à jour régulières et opportunes aident le contrôleur de projet en lui permettant de réagir plus vite et de prendre des mesures correctives lorsqu’un projet commence à s’écarter de ses objectifs.
La gestion des performances
Il est essentiel de définir et d’utiliser des indicateurs clés de performance (KPI) pour surveiller la santé du projet et prévoir les tendances afin de prendre des mesures correctives. Les organisations qui utilisent des informations sur les performances pour gérer les projets, comme les calculs utilisés dans la gestion de la valeur acquise, obtiennent un taux de réussite de 68 % contre 7 % pour les projets qui ne tirent pas parti de ces données.
L’administration de projet
Ce processus consiste à établir des processus et des systèmes pouvant aider les membres de l’équipe à communiquer et à collaborer les uns avec les autres. L’objectif est de suivre les mises à jour de l’état du projet, de saisir les comptes rendus de réunion et les enseignements et de gérer les workflows de manière transparente afin que les équipes puissent se concentrer sur l’exécution réelle plutôt que sur les tâches de routine.
Contrôles de projet et gestion de projet
En raison du chevauchement des fonctions de ces deux disciplines, il peut parfois être difficile de les différencier. De nombreuses organisations attribuent le rôle de contrôleur de projet à l’un des chefs de projet, ce qui rend la situation encore plus confuse. Cependant, il est important de faire la distinction entre les deux afin de comprendre pleinement l’utilité des contrôles de projet.
La gestion de projet
La gestion de projet est une fonction holistique qui implique la gestion des personnes, des processus et des produits livrables d’un projet par le biais de diverses sous fonctions. Elle se concentre sur la qualité et le périmètre, en plus des coûts et du planning.
L’objectif de la gestion de projet est plus exhaustif dans la mesure où elle a pour but de mener à bien un projet en fonction des ressources disponibles.
Les contrôles de projet
Les contrôles de projet sont une sous-fonction qui se concentre uniquement sur deux paramètres : les coûts et le planning. La gestion du personnel et le contrôle de la qualité, par exemple, ne relèvent pas des contrôles de projet.
Le principal objectif des contrôles de projet est de minimiser l’écart des coûts et du planning par rapport à ce qui était prévu à l’origine.
Le contrôle agit comme un harnais de sécurité pour la gestion de projet. Il arrive que les chefs de projet se concentrent presque exclusivement sur l’achèvement du projet, ce qui laisse moins de place à l’examen des coûts, des écarts par rapport au plan du projet et aux autres variables impliquées. Les contrôles de projet permettent aux chefs de projet d’effectuer un examen objectif en leur offrant une vision fondée sur les données de l’évolution des ressources et des objectifs du projet au fil du temps.
À la base, les contrôles de projet font partie d’une fonction de suivi qui analyse les scénarios et fournit des recommandations. Un contrôleur de projet rend compte des coûts et du calendrier et indique à l’équipe de projet les problèmes potentiels. Ces recommandations ne sont pas mises en œuvre par le contrôleur, mais plutôt par les chefs de projet.
Même si le contrôle est une sous fonction de la gestion de projet, les contrôleurs de projet n’interagissent pas seulement avec les chefs de projet dont ils dépendent hiérarchiquement.
Voici certains membres de l’équipe avec lesquels les contrôleurs interagissent :
- Le chef de projet
- L’équipe financière
- Les fournisseurs
- Le responsable des travaux
- Le responsable de l’équipe des achats
- Le responsable de l’équipe technique
L’importance des contrôles de projet
Dans une enquête de 2018, 88 % des personnes interrogées déclaraient percevoir les contrôles de projet comme étant importants ou essentiels à la réussite des projets d’entreprise.
Le rapport confirme également la corrélation entre le contrôle et la réussite du projet : ceux qui percevaient le contrôle comme « essentiel » avaient deux fois plus de chances d’atteindre tous les objectifs du projet. Ceux qui considéraient que le contrôle du projet n’était « pas du tout important » avaient plus de trois fois plus de chances d’échouer.
Ces résultats soulignent l’importance du contrôle, surtout si l’on considère le nombre d’écarts majeurs par rapport aux estimations initiales des projets.
Dans une analyse de PwC portant sur des projets d’investissement, six centrales nucléaires présentaient un dépassement moyen des coûts de 157 % ! Dans un autre cas, un projet de raffinerie a dépassé son budget initial de 4 milliards de dollars jusqu’à atteindre 12 milliards de dollars.
Les professionnels des projets le savent bien : qu’il s’agisse d’un projet de construction à grande échelle ou du lancement d’un nouveau site Web pour une petite entreprise, il y aura toujours des retards inattendus, des coûts supplémentaires ou des imprévus. Cependant, en l’absence de contrôles de projet permettant d’anticiper et de résoudre ces problèmes, les coûts et les retards peuvent se transformer en dépenses colossales et affecter d’autres secteurs de l’entreprise.
Les avantages des contrôles de projet
Dans les mégaprojets, compte tenu du nombre important de tâches distinctes impliquées, il peut être difficile de rester aligné sur les plans initiaux. Toutefois, la surveillance étroite, l’analyse et la réglementation peuvent permettre de remédier à ce problème. Les projets de toutes tailles, et pas seulement ceux de grande ampleur, présentent des avantages importants lorsque les contrôles sont correctement effectués.
Voici quelques-uns des principaux avantages des contrôles de projet :
- Une réduction des coûts de projet grâce à la possibilité de prendre des décisions en temps opportun à l’aide des indicateurs clés de performance (KPI)
- Une augmentation de la prévisibilité de projet en termes de coûts et de date d’achèvement
- Une visibilité accrue de la santé financière du projet à toutes les étapes
- Une capacité à atténuer les écarts d’objectifs
- Des données de référence significatives pour les futurs projets grâce à des projets bien structurés
- Une augmentation des marges en cas de travail dans un environnement à prix fixe
- Une amélioration de la réputation en matière de gestion et de contrôles de projet
- Un avantage concurrentiel sur les organisations aux capacités de gestion de projet moins matures
- Une augmentation de la satisfaction au travail pour les membres des équipes de projet
Les rapports dont chaque équipe de contrôles de projet devrait disposer
Trop souvent, les contrôles de projet sont perçus comme des « analyses de back-office », sans que l’on comprenne clairement comment ils sont directement liés aux performances de projet et au retour sur investissement. Il est donc difficile pour les équipes de projet d’attirer l’attention de la direction.
Toutefois, lorsque les recommandations sont étayées par des faits et des données exploitables, les équipes sont plus susceptibles de les adopter. C’est pourquoi il est essentiel d’intégrer au processus des rapports intelligents, automatisés et réguliers.
Voici quelques rapports qui aident les équipes de projet à se familiariser avec les concepts de contrôles de projet et permettent à chacun de s’aligner sur la meilleure démarche à adopter :
1. Le rapport de coûts
C’est l’un des outils de communication les plus fréquemment utilisés. Un rapport de situation doit inclure toutes les mesures concernant les coûts du projet. Les exemples de mesures des coûts incluent le budget réellement dépensé jusqu’à présent, les dépenses engagées (comme les contrats signés avec des fournisseurs pour des travaux à achever) et les ratios entre les travaux réels et les travaux prévus à une date donnée. Un élément essentiel du rapport de coûts du contrôleur de projet est la courbe en S, qui permet de suivre visuellement le total des dépenses à ce jour.
Les rapports de coûts peuvent être partagés sous divers formats et à différentes fréquences : certaines équipes préfèrent des réunions quotidiennes, d’autres envoient des modèles personnalisés sur une base hebdomadaire et d’autres encore les intègrent à des tableaux de bord en temps réel. S’il a été démontré que la fréquence des rapports améliore les performances des projets, tous les intervenants doivent savoir clairement comment accéder au rapport et utiliser les informations fournies.
2. Le rapport de gestion des modifications
Les écarts d’objectifs sont un défi auquel sont confrontés la plupart des chefs de projet. Un registre de gestion des modifications permet de suivre les modifications d’objectifs du projet par rapport au cahier des charges ou à l’estimation d’origine. Il aide à déterminer les coûts supplémentaires que le projet doit supporter et le retard qu’il risque de prendre en raison de l’extension de sa portée.
Ces informations aident les équipes de projet à se préparer aux répercussions et à les communiquer aux clients internes ou externes. Parfois, les clients peuvent être disposés à réduire leurs exigences lorsqu’ils comprennent les implications. Ce rapport est aussi un moyen formel d’amener tous les intervenants à examiner et à approuver les modifications.
3. Le registre des risques
Un registre des risques est un document qui permet de gérer les risques et d’enregistrer les fonds de contingence associés aux risques connus.
Il tient lieu de journal RAID (risque, action, problèmes, décision) et est créé au début d’un projet, en documentant les risques, les hypothèses, les problèmes et les dépendances. Au fur et à mesure de la progression d’un projet, les facteurs de risque peuvent changer, et ces modifications sont consignées dans le registre des risques.
Dans les grandes équipes, un registre des risques permet à chacun de connaître les principaux sujets de préoccupation. Il offre de la clarté aux intervenants en abordant des scénarios hypothétiques et en corrélant ces scénarios à leur quotient de risque. Il offre aussi une plus grande prévisibilité des projets, les membres de l’équipe pouvant examiner les occurrences passées de ces modifications ou de ces risques pour anticiper la façon dont ils pourraient affecter le projet.
Les défis des contrôles de projet
En dépit de la reconnaissance croissante des contrôles de projet en tant que discipline, les organisations continuent de se poser des questions : Avec quelle efficacité le contrôle est-il mis en œuvre au sein de l’entreprise ? Apporte-t-il les résultats escomptés ? Ces résultats sont-ils cohérents ?
Lorsque des projets échouent, de nombreuses organisations finissent par mettre en cause l’efficacité de leurs contrôles de projet. En fait, une meilleure stratégie consiste à se demander si les processus de contrôle ont été mis en œuvre de manière adaptée. Examinons certains des défis et obstacles auxquels les équipes de projet sont confrontées pour mettre en œuvre les contrôles correctement :
- Un manque d’engagement et de soutien de la part de la direction : ceci est l’un des plus grands défis. Le contrôle ne concerne pas uniquement la surveillance. Alors que la surveillance est passive, le contrôle consiste à prendre activement des décisions sur la base d’analyses et de rapports. Aussi, ce contrôle ne peut pas être appliqué en l’absence d’une autorité suffisante fournie par la direction. En l’absence d’autonomie et de soutien, les contrôleurs ne peuvent pas atteindre leurs objectifs. De nombreuses équipes de contrôles de projet ont tendance à être en sous-effectif ou à ne pas disposer d’un budget suffisant pour investir dans les bons outils.
- La perception du contrôle comme un autre poste de coûts : comme le contrôle n’intéresse pas grand monde tant que tout va bien, il peut être perçu comme faisant partie des frais généraux. Pourtant, c’est loin d’être vrai. Une enquête sur ce sujet menée par IPA Global révèle que si les coûts de la fonction des contrôles de projet varient de 0,5 à 3 % du projet, l’amélioration des coûts résultant de leurs bonnes pratiques peut aller de 6 à 20 %. Les organisations peuvent résoudre ce problème de perception en formant les équipes de projet et les dirigeants au retour sur investissement potentiel du contrôle.
- Une dynamique conflictuelle : les fonctions comme le contrôle et l’audit sont souvent considérées avec méfiance par les personnes centrées sur l’achèvement et les délais. Il est possible de surmonter cet écueil en établissant des partenariats plutôt qu’en adoptant une approche conflictuelle. Pour les organisations, il est également important d’intégrer cette fonction à d’autres domaines de la gestion de projet. Un contrôleur de projet n’est pas une personne qui vient une fois tous les quelques mois ou semaines pour annoncer de mauvaises nouvelles. Cette fonction doit au contraire s’intégrer harmonieusement au cycle de vie du projet.
- Les processus manuels et obsolètes : même lorsque le soutien de la direction et la sensibilisation des équipes à l’importance du contrôle sont suffisants, la mise en œuvre réelle de mesures peut ne pas suivre le rythme des défis rencontrés en cours de projet. De nombreuses organisations utilisent encore des processus manuels avec des feuilles de calcul encombrantes pour tenter de suivre et de gérer les matrices de risques et les demandes de modification. Les systèmes manuels ont tendance à rester cloisonnés et à générer des données disparates plutôt que des informations globales. Ils n’offrent pas non plus la vue d’ensemble nécessaire.
La puissance des logiciels de contrôles de projet
Les contrôles de projet concernent de multiples processus et font intervenir de nombreuses personnes pour garantir la réussite du projet. Il nécessite d’accorder une attention constante aux détails pendant toute la durée des projets, certains pouvant durer des années.
Dans le passé, il était peut-être acceptable d’utiliser des méthodes manuelles de contrôle et d’évaluation des indicateurs de projet. Désormais, il est en revanche essentiel d’utiliser des rapports automatisés et des prévisions basées sur des algorithmes pour exploiter les meilleures données de projet disponibles. Les contrôles de projet sont trop importants à la réussite des grands projets (et à la réussite de l’organisation en général) pour laisser des processus manuels et des erreurs s’interposer.
Une approche moderne des contrôles de projet nécessite un logiciel stratégique de contrôles de projet. Une solution robuste comme le logiciel de performance des projets d’entreprise offre des outils de budgétisation, de gestion des risques, de planification, d’administration, de prévision et bien plus encore afin que vos projets respectent les délais et les objectifs fixés, et apportent une plus grande valeur commerciale à l’ensemble de votre organisation.
Consultez ces ressources supplémentaires pour plus d’informations sur les contrôles de projet :
Solutions EcoSys : Gestion de portefeuille de projets, Contrôles et gestion de projet